Zoho CRM, Características, beneficios, porque usarlo

Fácil de implementar, intuitivo de usar y económico de adoptar, Zoho CRM es para nosotros el mejor software CRM general actualmente.

El original Zoho Office Suite se lanzó en 2005 con un procesador de texto de código abierto programado. Hoy en día, este CRM de entorno SaaS ofrece a particulares y empresas herramientas asequibles para la creación de aplicaciones personalizadas, la contabilidad, la gestión de documentos y, por supuesto, la gestión de las relaciones con los clientes.

Mientras que los actores más grandes en la industria de CRM acaban de empezar a ofrecer versiones para pequeñas empresas de sus soluciones de software empresarial, Zoho siempre ha estado enfocado en el conjunto de pequeñas empresas, lo que significa que sus herramientas fueron construidas pensando primero en los usuarios de PYMES, no como una idea de último momento. Las herramientas de Zoho tienen la reputación de ser fáciles de implementar e igualmente fáciles de usar; no son solo para compañías con presupuestos importantes o soporte técnico interno extenso.

El software Zoho CRM ofrece mucha funcionalidad a un precio competitivo. Aunque las opciones de personalización no son tan extensas como las de otros CRMs que puedes encontrar en el mercado, todavía hay muchas maneras de adaptar Zoho para satisfacer las necesidades de los usuarios. Además, todo dentro del ecosistema Zoho está construido para trabajar en conjunto, por lo que si necesitas herramientas tecnológicas más allá del alcance de CRM, puedes construir una solución de negocio completa con relativa facilidad.

¿Por qué usar Zoho CRM?

Fácil de adoptar, intuitivo en el uso y totalmente funcional

Como con cualquier proyecto de implementación de software, mientras más personalización requiera, más largo será el proceso. Sin embargo, Zoho CRM es fácil de implementar y usar. El hecho de que ofrezca una versión gratuita para hasta tres usuarios lo convierte en una opción accesible para empresas muy pequeñas, especialmente para aquellas que no han utilizado un CRM anteriormente. Además, el catálogo masivo y muy completo de documentación en línea cubre cada paso del proceso de personalización e implementación.

Una vez que se completa la configuración inicial, Zoho CRM es altamente amigable con el usuario. Al igual que otras aplicaciones de negocio de Zoho, su módulo CRM se siente moderno, limpio e intuitivo para los usuarios finales. Los iconos de la esquina superior derecha ofrecen notificaciones en tiempo real como las de las redes sociales, por lo que es fácil comprobar los correos electrónicos, chats, próximos eventos y entradas sin tener que alejarse de tu tarea principal. La actividad reciente y el seguimiento de las próximas tareas también facilitan el mantenimiento de la productividad. La versión móvil de Zoho CRM también es fácil de usar, con grandes características incorporadas como la capacidad de registrarse en lugares específicos, atraer clientes potenciales basados en la geografía y escanear tarjetas de visita.

Si tu negocio ya utiliza otros productos de Zoho, como Creator o Mail, puedes considerar invertir en Zoho One, un ecosistema de negocios todo en uno que incluye Zoho CRM, Zoho Creator, Zoho Mail, Zoho Books (para la contabilidad) y Zoho Desk (para la funcionalidad del escritorio de ayuda). Además de proporcionar a los usuarios de PYMES una solución SaaS integral, Zoho ofrece una gran cantidad de extensiones para instalar a través del Mercado de Zoho, donde encontrarás grandes nombres como Twilio, Citrix, Adobe, Zapier, Google AdWords y Slack, además de otros productos de Zoho y productos verticales personalizados para industrias específicas.

La falta de codificación involucrada en la configuración de muchas de las integraciones y la constante expansión por parte de Zoho, la compañía recientemente se asoció con LinkedIn para crear el LinkedIn Sales Navigator, hacen de este CRM un gran complemento para las pequeñas empresas que desean mucha funcionalidad a un precio asequible.

Precios

Zoho CRM fue construido con los usuarios de pequeñas empresas en mente, y la estructura de precios refleja eso. Como la mayoría de las soluciones SaaS, Zoho CRM ofrece niveles de suscripción escalonados, pero a diferencia de muchas otras compañías, permite a los usuarios pagar de mes a mes, sin contrato, pero con una tasa ligeramente más alta, o de forma anual por una tasa más baja. Cada precio listado aquí es facturado en base a cada usuario. Mientras que muchas extensiones gratuitas están disponibles para Zoho CRM, algunas integraciones de terceros, personalizaciones avanzadas y almacenamiento adicional o copias de seguridad son adicionales.

precios zoho crm

  • Gratis: La versión gratuita de Zoho CRM es una gran opción para empezar si tienes tres o menos usuarios y no estás lo suficientemente familiarizado con el software CRM para saber exactamente lo que necesitarás. Incluye la gestión básica de clientes potenciales, contactos y cuentas, pero solo puede crear un módulo de flujo de trabajo y tener acceso a 10 plantillas de correo electrónico y un informe. Dicho esto, dispones también en la versión gratuita  de excelentes herramientas de colaboración como calendarios de grupo, chat y uso compartido de carpetas.
  • Estándar: Con sólo $12 anuales o $18 mensuales, la suscripción estándar de Zoho CRM ofrece un excelente valor para los usuarios de pequeñas empresas con necesidades típicas de CRM. Características como pronósticos de ventas, recordatorios, correos electrónicos masivos y cuadros de mando personalizados están disponibles en este nivel. También incluye más en el nivel analítico, con 100 informes personalizados, y mejores herramientas de administración, con la capacidad de crear hasta 20 grupos y cinco reglas de jerarquía.
  • Profesional: El nivel Profesional es el siguiente paso para los usuarios de Zoho CRM. En nuestra opinión, es el que mejor se adapta a la mayoría de las PYMES. Este nivel cuesta $20 cuando se factura anualmente y $30 cuando se factura mensualmente. Incluye funciones que muchas PYMES en crecimiento necesitan, como la integración completa del correo electrónico, los flujos de trabajo y las macros, el almacenamiento ilimitado de registros y la integración con Google AdWords. Este nivel incluye significativamente más opciones de personalización, como hasta 150 campos o módulos personalizados, 10 módulos de enlaces personalizados, hasta 500 correos electrónicos masivos al día, más reglas y condiciones de flujo de trabajo, reglas de asignación e ilimitados cuadros de mando e informes personalizados.
  • Enterprise: El nivel de suscripción más popular, según Zoho, es el nivel Enterprise. A sólo $35 por usuario en una base anual o $45 en una base mensual, el Zoho Enterprise CRM es significativamente más barato que otras soluciones SaaS para empresas. Algunas de las características clave del nivel superior son Zia Voice, una IA conversacional, portales multiusuario (una característica excelente para grandes organizaciones), SDK móvil y distribución de aplicaciones, y análisis más sofisticados, incluida la IA predictiva. Los usuarios también pueden aceptar múltiples divisas, analizar correos electrónicos, crear más módulos y botones personalizados, crear más reglas de flujo de trabajo, enviar hasta 1.000 correos electrónicos al día y crear respuestas automáticas.
  • Ultimate: El nivel de suscripción Ultimate solo está disponible para su compra en forma anual. Usted debe llegar a Zoho para una cotización de precio para este nivel.
ZIA, Asistente de Zoho

ZIA, Asistente de Zoho

Facilidad de uso

Una de las mejores características de Zoho es que es fácil de usar. No se trata de una herramienta de negocio obsoleta con una interfaz torpe; se trata de un producto de nube racionalizado que es ideal para usuarios de distintos niveles de habilidad. Los controles de administración también se simplifican, por lo que no se necesita un software de administración experimentado para mantener los permisos, lo que es una gran ventaja para las operaciones pequeñas.

Al iniciar sesión en su cuenta, el usuario puede navegar utilizando el menú de la parte superior izquierda, que incluye opciones intuitivas como Bandeja de entrada de ventas, Inicio, Fuentes, Clientes potenciales, Cuentas, Contactos y Ofertas. En la esquina superior derecha de la pantalla, puede vigilar sus notificaciones en tiempo real, de modo que no tenga que hacer clic en su tarea principal para responder a un correo electrónico o a un elemento de acción. Los tableros de Zoho CRM también están bien diseñados, con atractivas paletas de colores, etiquetas claras y un diseño familiar.

Las únicas quejas importantes que los usuarios parecen tener cuando se trata de la facilidad de uso es que la implementación de algunos sistemas de terceros requiere tocar la API. Si tu empresa tiene productos heredados específicos o software de terceros que deben integrarse con su futuro CRM, asegúrate de consultar el proceso en detalle con antelación.

Servicio de atención al cliente

Zoho CRM tiene un punto a su favor cuando se trata de servicio al cliente. Cualquiera que sea el programa de capacitación que se implemente para los representantes de servicio al cliente está funcionando, porque todos son uniformemente amigables y atentos. Sin embargo, el enrutamiento de llamadas podría mejorar. Lleva demasiado tiempo encontrar a la persona adecuada, y el proceso se nota anticuado. Además, Zoho solo ofrece servicio al cliente las 24 horas durante la semana laboral, lo que puede resultar difícil para las empresas que operan los siete días de la semana.

Para los usuarios con altos niveles de suscripción,profesionales y superiores, existe una alternativa: el portal de autoservicio para clientes, que permite el seguimiento y la emisión de tickets directamente desde el servicio de asistencia técnica. Sería genial si esto estuviera disponible en todos los niveles, o al menos como un complemento opcional por un cargo adicional, porque probablemente podría aliviar los problemas de cuellos de botella telefónicos que el servicio de atención al cliente parece tener ahora. Los usuarios que tienen acceso al portal de autoservicio pueden introducir sus propios tickets y realizar un seguimiento en tiempo real.

Zoho también ofrece algo llamado Premium Support, pero cuesta una tarifa extra,no revelada, y solo está disponible a nivel Profesional y Empresarial. Zoho no explica claramente lo que está incluido o cuál es el rango de precios de un servicio de este tipo. Esto es notable porque Zoho CRM es significativamente más transparente acerca de qué características están incluidas a qué nivel de suscripción que otras compañías de CRM del mercado. En lugar de enumerar los niveles de servicio al cliente, sin explicar en qué se diferencian, Zoho haría bien en dar a conocer las opciones de manera simple y clara a los usuarios.

Dicho todo esto, Zoho CRM todavía ofrece un mejor tiempo de respuesta que muchos otros CRMs del mercado, incluyendo a unos de los más importante, Salesforce. Zoho no ignora las solicitudes de servicio, y las preguntas técnicas son dirigidas consistentemente y respondidas satisfactoriamente por empleados expertos.

Características de la empresa

A pesar de que el CRM de Zoho tiene la sensación de ser una solución SaaS ligera, tiene un gran impacto en el departamento de características. No todas las funciones están disponibles en todos los niveles de suscripción, y las integraciones de terceros pueden tener un coste extra si aún no utilizas los servicios que está integrando, pero el conjunto de funciones de Zoho sigue siendo impresionante. Estas son las características que las pequeñas empresas como la mayoría disponen con Zoho CRM.

  • Extensiones del mercado de Zoho: Muy pocos CRMs SaaS asequibles tienen un repositorio completo para extensiones e integraciones, pero Zoho sí. El Mercado de Zoho aumenta la funcionalidad de Zoho CRM permitiéndole al usuario añadir extensiones gratuitas y de pago, muchas de las cuales no requieren conocimientos técnicos para su implementación. Con extensiones gratuitas y de pago que cubren categorías como TI y administración, finanzas, análisis, productividad y marketing, puede crear eficazmente su propio CRM personalizado.
  • Documentación. No es una característica específica de este CRM, pero la documentación en línea de Zoho es tan completa, específica, organizada y fácil de seguir que califica como una característica especial. Las guías paso a paso sobre la descarga de extensiones, seminarios web, libros electrónicos, guías de administración y de usuario, guías de integración y una activa comunidad de usuarios en línea facilitan la obtención de respuestas a tus preguntas técnicas y organizativas.
  • Inteligencia artificial: Zoho CRM es uno de los pocos CRM SaaS enfocados en PYMES que ofrecen características basadas en la inteligencia artificial. Zia, la inteligencia artificial de Zoho, ofrece «predicciones sobre tendencias, anomalías, conversiones y cierres de negocios». En el nivel avanzado, Zia puede incluso ofrecer información sobre el mejor momento para ponerse en contacto con diferentes clientes, establecer recordatorios automáticos y analizar el tono de los correos electrónicos de los clientes para informarles de las mejores respuestas. Zia Voice, que también forma parte de la suite AI, permite a sus usuarios internos acceder a la información CRM a través del asistente de conversación (como Siri o Google Assistant).
  • Telefonía: Para agilizar la marcación de llamadas y el registro automático de llamadas, Zoho ofrece la marcación con un solo clic directamente desde el sistema CRM. Una vez que haya integrado la telefonía, cada vez que un usuario vea una tarjeta de contacto, tendrá la opción de hacer clic para llamar. La función de telefonía también tiene recordatorios incorporados para que pueda configurar futuras llamadas de retorno, y el registro automático de llamadas significa que es fácil ver la información de los clientes y el historial de conversaciones. El análisis de llamadas y los informes completan las características de telefonía de Zoho al ofrecer una valiosa visualización de datos y retroalimentación personalizada sobre su servicio al cliente.
  • Portales de clientes y proveedores: Los portales de clientes en Zoho CRM permiten que tu negocio se comunique con tus clientes más valiosos de una nueva manera. Los clientes a los que se les concede acceso a los portales de clientes pueden hacer cosas como navegar por los catálogos de productos y servicios, ver facturas y realizar pedidos sin tener que ponerse en contacto directamente con un vendedor. Del mismo modo, los portales de proveedores permiten a sus proveedores de mayor confianza comunicarse con usted directamente en el CRM, así como ver facturas y transacciones.
  • Herramientas de colaboración: Zoho CRM está lleno de herramientas de colaboración que son ideales para equipos pequeños. El sistema de gestión de documentos integrado permite a los usuarios acceder a una biblioteca central compartida de documentos, imágenes, música y vídeos. Los privilegios de acceso facilitan el bloqueo de materiales confidenciales y solo permiten compartir determinados elementos con determinados miembros del equipo. La función de calendario también es excelente para la colaboración; los grupos pueden compartir calendarios y las personas pueden mantener los suyos propios directamente en el CRM.

Otros beneficios

Zoho CRM ofrece a los usuarios de pequeñas empresas lo mejor de ambos mundos; es barato y fácil de implementar, pero ofrece mucha más funcionalidad que productos de precio similar. Las otras aplicaciones de negocio de Zoho son igualmente amigables con las PYMES, lo que significa que el usuario puede construir una suite de nube personalizada a medida que su negocio crece y sus necesidades se expanden.

Aunque Zoho CRM no tiene las opciones de personalización que ofrece Salesforce, todavía permite a los usuarios suficientes opciones para hacer suyo el CRM, haciéndolo adecuado para una amplia variedad de industrias.

Limitaciones

Zoho es una compañía masiva con equipos de ventas en 11 países, y cuando necesitas estar en contacto con una persona en vivo, sientes el tamaño de la empresa. No es inusual estar en espera hasta 10 minutos, o ser transferido varias veces para preguntas simples. Por el lado positivo, una vez que consigues que te atiendan, todos son amigables, serviciales y diligentes en cuanto a los seguimientos rápidos. Mientras que el servicio al cliente de los CRMs es ciertamente una preocupación, por el precio y la funcionalidad incorporada, Zoho es una buena elección.

Preguntas frecuentes sobre Zoho CRM

¿Hay tutoriales en vídeo del Zoho?

Sí. Zoho CRM tiene muchos videos de entrenamiento de recursos disponibles en línea. Los videos de entrenamiento de Zoho están organizados por temas e incluyen temas centrados en el usuario como «Añadir una ventaja a tu CRM» y temas de administración como «Añadir usuarios y crear perfiles».

¿Zoho es compatible con Gmail?

Sí. Zoho CRM ofrece un complemento de correo que facilita la integración de su cuenta de Gmail existente con su cuenta de Zoho CRM.

¿Es Zoho compatible con Google Docs?

Sí. Zoho CRM es compatible con Google Docs y sólo se necesitan unos pocos clics para integrarlo. Si no quieres utilizar Google Docs, puedes almacenar tus documentos directamente en el sistema de almacenamiento de archivos en línea de Zoho.

Enlace a la web de Zoho.

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