Qué debe tener un ERP para poder ser pefecto para una PYME

Antes de entrar en el establecimiento de requisitos para las pequeñas empresas, tal vez sea mejor considerar los objetivos de un ERP en un entorno de pequeña empresa.

Por lo general, se trata de tres valores fundamentales:

Claridad operativa

Las pequeñas empresas tienen recursos limitados a su disposición, por lo que es esencial eliminar fuentes de ineficiencia como los silos de datos.

En lugar de tener departamentos desarticulados que se enfrentan a los retos asociados con el desarrollo de la información, los datos deben ser centralizados, fácilmente accesibles, compartidos y migrables. Esto reduce el potencial de error humano, los costos asociados y aumenta la eficiencia.

Mejora de la capacidad de toma de decisiones

La capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y de tomar decisiones sin tener que pasar por varios niveles de gestión, puede proporcionar a las pequeñas empresas una ventaja en un terreno que a menudo favorece a las empresas más grandes.

La utilización de datos comunes, proporcionados por una plataforma ERP centralizada, puede utilizarse en ventas, producción, gestión de inventarios y operaciones financieras para conformar el siguiente paso de una empresa. En conjunto, estos valores permiten a las pequeñas empresas tomar decisiones vitales de forma rápida y precisa, a la vez que reducen los residuos operativos.

Mayor productividad

El uso de conjuntos de datos comunes tiende a racionalizar los procesos operativos generales, al tiempo que permite que los recursos de personal se vuelvan a centrar en la gestión directa y en la expansión del volumen de negocios. Esencialmente, le da a su personal más tiempo para hacer su trabajo, y en un entorno de pequeñas empresas de ritmo acelerado y empujado por el tiempo que sólo puede ser algo bueno.

Además, debido a que el ERP está ampliamente reglamentado dentro de su marco operativo, esta característica tiende a alterar positivamente la naturaleza de los negocios en general, lo que conduce a una mayor eficiencia en todo momento.

¿Cuando necesitas elegir un ERP?

Aunque no hay una manera segura de saber cuándo es el momento de considerar la selección de un ERP, típicamente hay algunas características generales aplicables. Estos incluyen:

  • Si la inteligencia de negocios de la empresa se ha vuelto irregular, y lo que es la «información» de dudoso valor, por lo general es un buen momento para buscar una opción de ERP.
  • Si la empresa se ve desafiada por la gestión del crecimiento, especialmente en el caso de una repentina expansión del volumen de ventas, normalmente es un buen momento para buscar una opción de ERP.
  • Si la empresa ya no es capaz de gestionar sus transacciones con precisión, o esa precisión se ve desafiada por el tiempo necesario para resolver sus informes de contabilidad, por lo general es un buen momento para buscar una opción de ERP.
  • Si la compañía se encuentra lidiando con inexactitudes evidentes en términos de niveles de inventario estáticos y dinámicos, por lo general es un buen momento para buscar una opción de ERP.
  • Si los pronósticos de ventas de la empresa se basan en gran medida en la estimación de un experto, por lo general es un buen momento para buscar una opción de ERP.

Características clave para un ERP para pequeñas empresas

En este caso, existen numerosos opciones al considerar el ERP idoneo en el entorno de la pequeña empresa.

Evitando los requisitos de características específicas, que varían mucho de una empresa a otra, los temas principales incluyen:

  • Facilidad y velocidad de iniciación: esto normalmente apunta a un ERP en la nube, ya que la implementación es más rápida y los costes iniciales son menores. Una fase de lanzamiento rápida permite a las pequeñas empresas aprovechar las ventajas de las grandes empresas.
  • Eficiencia en función de los costos: para evitar abrir una brecha del tamaño de una montaña en los presupuestos de las pequeñas empresas, los costos, incluidos los costos «ocultos», como la capacitación y el apoyo, deben ser asequibles, y el sistema debe ofrecer un retorno de la inversión relativamente rápido.
  • Eliminación de la necesidad de utilizar recursos tecnológicos internos: esta característica ofrece una mayor reducción de costes en términos de uso de recursos internos.
  • Soporte bajo demanda: independientemente de la naturaleza sofisticada de una empresa en particular, las aplicaciones ERP suelen tardar algún tiempo en «asentarse». Por lo tanto, el apoyo inmediato es imprescindible. El tiempo de inactividad inesperado del sistema puede ser una época complicada para las pequeñas empresas, por lo que es importante que tenga ayuda a mano cuando la necesite.
  • Controles de acceso flexibles: en las pequeñas empresas la gente termina trabjando en varios puestos. Puede que no haya una división del trabajo entre departamentos como la que hay en las empresas más grandes, por lo que es esencial poder modificar el acceso rápidamente.
  • Una buena interfaz de usuario: si trabajas para una pequeña empresa, sabes que es `todas las manos a la obra’. No puede permitirse el lujo de que su fuerza de trabajo se vea atascada con múltiples sesiones de formación, por lo que el software de uso intuitivo es imprescindible.

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