Software de Gestión de Almacenes

Un sistema de gestión de almacenes, WMS o SGA, es una aplicación de software que ayuda a controlar y gestionar las operaciones diarias de un almacén. El software SGA guía la recepción y puesta a disposición del inventario, optimiza la selección y el envío de pedidos y asesora sobre el reabastecimiento del inventario. Un sistema de gestión de almacenes puede ser una aplicación autónoma o parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

¿Qué puede hacer un sistema de gestión de almacenes?

En un principio, los sistemas de gestión de inventario de almacén sólo podían proporcionar funciones simples, en su mayoría sólo información sobre el almacén. Hoy en día, la amplitud de la funcionalidad del SGA puede variar enormemente, desde las mejores prácticas básicas en la funcionalidad de recogida, empaquetado y envío hasta programas sofisticados que coordinan interacciones avanzadas con los dispositivos de manipulación de materiales y la gestión del almacén.

Un sistema de gestión de almacenes puede reducir la probabilidad de errores que podrían producirse cuando se envía un producto. El sistema también puede ayudar a una empresa a cumplir con los pedidos de forma más rápida e instantánea, rastreando los productos pedidos dentro del almacén.

Al final, el objetivo general del software del sistema de gestión de almacenes es lograr un entorno sin papeles que dirija a sus empleados de forma automática a la recogida, almacenamiento y envío óptimos de sus productos.

Software de gestión de almacenes

El software SGA guía la recepción y puesta en marcha del inventario, optimiza la recogida y envío de pedidos y aconseja sobre la reposición del inventario.

La amplitud de la funcionalidad del software de gestión de inventario de almacén puede variar enormemente, desde las mejores prácticas básicas en la funcionalidad de recogida, empaquetado y envío hasta programas sofisticados que coordinan interacciones avanzadas con los dispositivos de manipulación de materiales y la gestión del patio.

Características de los sistemas de gestión de almacenes

Muchas características son comunes a los productos SGA, incluyendo las siguientes:

  • Diseño de almacén, que permite a las organizaciones personalizar el flujo de trabajo y la lógica de picking para asegurarse de que el almacén está diseñado para una asignación de inventario optimizada. El WMS establece ranuras de ubicación que maximizan el espacio de almacenamiento y tienen en cuenta las variaciones en el inventario estacional.
  • Seguimiento del inventario, que permite el uso de sistemas avanzados de seguimiento, incluyendo la identificación por radiofrecuencia (RFID), la identificación automática y la captura de datos (AIDC) y los escáneres de códigos de barras para asegurar que los bienes puedan ser encontrados fácilmente cuando necesitan moverse.
  • Recepción y entrada en stock, que permite la entrada y recuperación del inventario, a menudo con tecnología de recogida a la luz o recogida a la voz para ayudar a los trabajadores del almacén a localizar las mercancías.
  • Picking y embalaje de mercancías, incluyendo picking por zonas, wave picking y batch picking. Los trabajadores de almacén también pueden utilizar las funciones de zonificación de lotes y de intercalación de tareas para guiar las tareas de picking y embalaje de la manera más eficiente.
  • Expedición, que permite al WMS enviar conocimientos de embarque (B/L) antes del envío, generar listas de empaque y facturas para el envío y enviar notificaciones de envío por adelantado a los destinatarios.
  • Gestión de los trabajadores, que ayuda a los gerentes de almacén a supervisar el rendimiento de los trabajadores mediante el uso de indicadores clave de rendimiento (KPI) que indican los trabajadores que se desempeñan por encima o por debajo de los estándares.
  • Gestión de zonas y muelles, que ayuda a los camioneros que entran en un almacén a encontrar los muelles de carga adecuados. Un uso más complejo de la administración de patios y muelles permite el cross-docking.
    Informes, que ayudan a los gerentes a analizar el desempeño de las operaciones de la bodega y a encontrar áreas para mejorar.

SGA e Internet de las cosas

Los dispositivos y sensores conectados en los productos y materiales ayudan a las organizaciones a garantizar que pueden producir y enviar la cantidad adecuada de mercancías al precio adecuado, al lugar adecuado y en el momento adecuado. Todas estas características entran en el ámbito de la Internet de las cosas (IO).

Estos datos de IO pueden integrarse en un WMS para ayudar a gestionar el enrutamiento de los productos desde el punto de recogida hasta el punto final. Esta integración permite que las organizaciones desarrollen cadenas de suministro basadas en la extracción, en lugar de cadenas de suministro basadas en la extracción. Las cadenas de suministro basadas en la extracción están impulsadas por la demanda de los clientes, lo que permite a la organización una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta, mientras que una cadena de suministro basada en la extracción está impulsada por las proyecciones a largo plazo de la demanda de los clientes.
Principales proveedores de WMS

Una variedad de proveedores de software venden sistemas de gestión de almacenes. IBM, Microsoft, Oracle y SAP tienen productos o módulos WMS en completas suites ERP.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

Existen varios tipos de Sistemas de Gestión de Almacenes, cada uno con sus propios pros y contras. Aquí están los tipos más populares:

  • Sistema autónomo
  • Módulos ERP
  • Basado en la nube

Sistema de gestión de almacenes independiente o autónomo

Un sistema de gestión de almacén autónomo es el típico sistema de tipo «in situ» que se implementa en el hardware y la red nativa de la empresa.

La mayoría de los sistemas SGA son paquetes independientes de terceros que deben ser integrados con el resto de su software de gestión empresarial (como el ERP). Mientras que la integración de programas externos puede funcionar, el proceso está a menudo lleno de desafíos como la entrada de datos duplicados, retrasos y silos de información, problemas de interfaz y gastos de personalización.

Estos sistemas son a menudo la opción de menor costo a largo plazo, pero carecen de los beneficios de una opción de WMS más integrada.

Sistema de gestión de almacenes basado en la nube

Un software de gestión de almacenes en la nube es un modelo de software como servicio (SaaS) basado en la web que utiliza la tecnología de la nube empresarial.

Los beneficios del software de SGA basado en la nube incluyen una mejor flexibilidad, recuperación de desastres, escalabilidad y seguridad. La computación en nube también ofrece a los usuarios la capacidad de recibir actualizaciones automáticas de software sin gastos de capital adicionales, proporcionando una mejor competitividad tecnológica.

Módulos ERP

Algunos proveedores de ERP ofrecen un sistema de gestión de almacenes que está integrado en su solución ERP. Este tipo de solución proporciona EDI integrado, contabilidad, órdenes de venta, MRP y gestión de envíos sin interfaces desordenadas que no sean en tiempo real.

Beneficios de un Sistema Integrado de SGA y ERP

Las ventajas de una solución integrada SGA/ERP son extensas.

Con un programa nativo de WMS, usted obtiene una trazabilidad en toda la empresa, responsabilidad de los empleados y velocidad y capacidad de respuesta en tiempo real.

A través de las pistolas de escaneo y los códigos de barras, puede pasar del lápiz y el papel a un entorno WMS digital que elimina la necesidad de volver a teclear los datos y el inevitable error humano de entrada que lo acompaña.

Hay muchas más diferencias que definen completamente un modelo de alojamiento de ERP y que deben tenerse en cuenta antes de decidir qué opción de despliegue es la mejor para su empresa.

Las ventajas de un sistema de gestión de almacenes completo incluyen:

  • Reducción del tiempo de cumplimiento
  • Mayor precisión del inventario
  • Mejora del servicio al cliente
  • Mayor aprovechamiento del espacio
  • Aumento de la productividad del almacén
  • Reducción del costo de la mano de obra

Dos preguntas importantes que debe hacerse son:

  • ¿Puede su software de SGA atornillado alertarle automáticamente de los cambios en los pedidos de los documentos EDI entrantes, mostrar las cantidades de inventario disponibles y sus ubicaciones?
  • ¿Puede mantenerle al día en tiempo real del número de piezas que le quedan al fabricante antes de que el pedido se llene y esté listo para su envío?

Si su respuesta a cualquiera de estas preguntas es negativa, puede considerar la implementación de una solución integrada de WMS/ERP.

Niveles de software SGA

Cuando se decide implementar un programa SGA (o actualizar a uno más robusto), ¿cómo se determina qué sistema es el mejor para su instalación? Cada nivel de gestión de almacén, desde el básico hasta el avanzado, ofrece un mayor nivel de control.

A continuación se presenta una visión general de los tres niveles más comunes de Software de Gestión de Almacén, con un enfoque específico en el envío, recepción y almacenamiento y la capacidad de reabastecimiento de inventario:

Nivel 3 – Básico

En el nivel de entrada, las herramientas de recopilación de datos de un programa WMS de nivel tres le ayudarán a automatizar su almacén. Al asignar números de cuadrícula a las ubicaciones y depósitos de su almacén, su ordenador puede registrar dónde se encuentra cada artículo. Pero ese es el límite del nivel de complejidad que su sistema puede manejar.

Dado que el SGA sólo verifica la ubicación de un artículo, la colocación no está guiada y es aparentemente aleatoria. La recogida de pedidos se basa en el albarán y se gestiona sin ninguna lógica incorporada. Las cantidades de registro de inventario se basan en los recibos de las órdenes de compra y el reabastecimiento de inventario se calcula a partir de simples algoritmos de nivel de pedido mínimo y máximo.

Nivel 2 – Intermedio

Los programas SGA de este nivel ofrecen una lógica de recogida y almacenamiento dirigida que le permite optimizar el espacio de su almacén y el tiempo de sus empleados. Por ejemplo, en lugar de verificar simplemente dónde se ha colocado el material, el software de inventario de almacén de nivel dos utilizará la optimización de ranuras para evaluar una combinación de artículos, ubicación, cantidad, unidad de medida y detalles de los pedidos para indicarle dónde debe almacenar el inventario. Debido a su mayor profundidad de funcionalidad, los programas de WMS de nivel dos son implementados típicamente por empresas medianas y grandes.

Los paquetes SGA en este nivel ofrecen una supervisión de tareas dirigidas para ayudarle a determinar dónde almacenar los materiales, dónde realizar el picking e incluso la secuencia en la que se debe realizar el picking de algo. Cuando se recibe el inventario, un SGA de nivel dos ofrece un almacenamiento guiado basado en la velocidad de movimiento del inventario para ayudar a eliminar los materiales vencidos.

El SGA de nivel dos también admite una recolección más compleja (intercalación de tareas y corridas de leche para la recolección JIT), incluyendo asesoría sobre las configuraciones óptimas de paletas y cajas basadas en los requerimientos únicos del cliente. El envío es predeterminado por el cliente y puede ser mejor administrado con herramientas de programación de etapas y de muelle.

Nivel 1 – Avanzado

Sólo los centros de cumplimiento o almacenes más grandes y complejos (piense en Amazon) se benefician del software WMS de nivel 1. A diferencia de los dos niveles anteriores, que están diseñados más para almacenes «cautivos» que fabrican en el sitio y sólo distribuyen para ellos mismos, los programas WMS de nivel 1 son para distribuidores mayoristas y almacenes que almacenan y envían productos de múltiples compañías.

Los sistemas de nivel uno ofrecen versiones robustas de las herramientas en un SGA de nivel dos, además del beneficio adicional de interactuar con equipos de manejo de materiales automatizados como cintas transportadoras, equipos de clasificación y sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación. El software WMS de nivel uno soporta la recolección de olas, permite subsistemas de colas y maneja la administración de patios complejos.

Cómo seleccionar el sistema de gestión de almacenes, SGA, adecuado

Su empresa necesita tener la capacidad de elegir entre un menú de opciones para optimizar su despliegue y apoyar el crecimiento de su empresa y los objetivos de negocio. Su comparación debe ser examinada en profundidad:

  • Ajuste y funcionalidad del software
  • Acuerdo de compra (licencias perpetuas o de suscripción)
  • Implementación y capacitación
  • Respaldo y redundancia
  • Personalización
  • Su filosofía en cuanto a la funcionalidad de la TI y la TI interna
  • Control de actualización de software
  • Acceso y propiedad de los datos
  • Coste total de la propiedad

Conclusión

Ahora que ya conoce las diferentes opciones de los sistemas de gestión de almacenes, es el momento de hacer un inventario de lo que exactamente necesita su almacén. Empiece por calcular la frecuencia de sus productos de entrada y salida. Los almacenes que sólo realizan envíos unas pocas veces al día tendrán requisitos de un Software de Gestión de almacén diferentes a los de un fabricante que realiza un pedido cada cuatro minutos. ¿Qué es exactamente lo que le pide a su almacén diariamente?

Finalmente, al seleccionar su software de Software de Gestión de almacén, no olvide evaluar el crecimiento futuro.

Las implementaciones de Software de Gestión de almacén no ocurren a menudo, así que seleccione un software que sirva bien a su empresa en cinco o diez años (en lugar de sólo encajar donde su empresa está ahora). Una buena manera de empezar es revisar la hoja de especificaciones de un paquete Software de Gestión de almacén de nivel 1 demasiado robusto y elegir las características que se ajustan a las necesidades de su empresa. Luego busque la solución ERP completa que ofrece esa funcionalidad y estará en el camino del éxito.

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