Software ERP en la nube, ventajas, y pocos inconvenientes

Un negocio minorista en crecimiento a menudo necesita actualizar su tecnología para mantenerse al día con las operaciones. Una de las mayores inversiones en tecnología que usted hará es en un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Esta tecnología a menudo se convierte en la línea de vida de su negocio. Es donde usted maneja sus finanzas, procesamiento de pedidos, información de productos, reportes y más. Ha sido una tecnología a la que los minoristas y mayoristas han recurrido durante muchos años para gestionar todos los diferentes aspectos de su negocio.

Al igual que otros sistemas tecnológicos, los ERPs también están dando el salto a los servicios en la nube, lo que les permite ser más asequibles y flexibles. Este artículo definirá qué es un ERP, los beneficios de los sistemas ERP basados en la nube, y enumerará los sistemas ERP más importantes de la actualidad. Esperamos que esto le ayude a decidir si está listo para un ERP y cómo evaluar el mejor para su negocio.

¿Qué es un ERP?

Si actualmente no está utilizando un ERP, primero vamos a entender de qué son capaces estos sistemas.

El software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) maneja el lado financiero de su negocio, junto con otras áreas importantes como inventario, clientes, proveedores, administración de proyectos y más que ayudan a administrar nuestro negocio. Este software existe desde los años 90 y automatiza la mayoría de las funciones de back office. La principal ventaja es que un ERP es un único lugar para gestionar toda su empresa. El software modular permite a los usuarios integrar diferentes aplicaciones para que usted pueda elegir qué capacidades necesita su empresa.

Los minoristas y mayoristas utilizan un sistema ERP como «sistema base» para gestionar su negocio. Es el único lugar en el que puede administrar la nómina, los recursos humanos, crear y administrar los artículos que vende, determinar los precios específicos del cliente, administrar la disponibilidad de inventario, seleccionar, empaquetar y enviar artículos, y mucho más.

¿Por qué utilizar un ERP en nube?

Hoy en día, los proveedores de ERP están desplegando software en la nube en lugar de en las instalaciones cada vez en más países, como Argentina, México, Chile o España. En el pasado, los comerciantes compraban sistemas ERP locales y los instalaban localmente en el hardware y los servidores de su empresa. Con el software local, es su responsabilidad personalizar, mantener y administrar el software usted mismo. Estos proyectos suelen ser muy costosos tanto en costos iniciales como en mantenimiento a lo largo del tiempo. Esto a menudo significaba que sólo los comerciantes de Enterprise estaban dispuestos a asumir la inversión para manejar requisitos comerciales complejos o personalizados.

Sin embargo, el aumento de los sistemas ERP basados en la nube permite a las PYMEs acceder a este importante software de gestión empresarial, desbloqueando nuevos procesos y herramientas que antes no estaban fácilmente disponibles. El software basado en la nube permite a los comerciantes acceder a sus sistemas ERP a través de cualquier navegador web. Los proveedores de ERP entregan su software ERP como un servicio (SaaS), lo que significa que usted no tiene que mantener ningún software en sus propios servidores. En cambio, el proveedor de ERP le da acceso a los servidores que poseen y mantienen.

Ventajas de un ERP en la nube

Es por eso que los sistemas ERP basados en la nube tienen muchos beneficios, tales como:

Coste total de propiedad

Los ERP en nube suelen tener un coste total de propiedad inferior al de las opciones locales. Dado que está otorgando licencias de acceso al software, puede evitar los altos costos iniciales para comprar el software y el hardware necesarios para ejecutar su instancia de ERP. Para los sistemas basados en la nube, sólo necesita tener acceso a Internet para trabajar en su sistema ERP. A largo plazo, tampoco es necesario formar y mantener un equipo de TI responsable del software.

En cambio, los comerciantes pagan una cuota mensual para usar y acceder continuamente al software. La mayoría de los comerciantes también trabajan con un consultor de ERP o un proveedor de servicios para ayudar a configurar y mantener su sistema a lo largo del tiempo.

Por último, es importante destacar la escalabilidad de los servidores en nube. Los comerciantes pueden ahorrar costes con el tiempo al poder aumentar y disminuir el espacio del servidor, en función de la demanda. Por ejemplo, puede aumentar el espacio del servidor para las fiestas y luego volver a bajarlo cuando ya no lo necesite. Esto le permite pagar sólo por lo que necesita.

Mejor Business Intelligence

La tecnología de nube permite a las organizaciones acceder a los datos de forma remota sin necesidad de una configuración técnica compleja o de un personal de TI sólido. En los últimos dos años, el número de organizaciones que despliegan Business Intelligence (BI) en la nube se ha duplicado. La adopción del Cloud BI es especialmente frecuente entre los departamentos de ventas y marketing, ya que se basan en datos en tiempo real para comprender y mejorar la trayectoria del cliente.

Cuando se trata de acceso a datos y almacenamiento de datos, el ERP en nube tiene varias ventajas sobre el ERP local. La tecnología de la nube es más escalable para almacenar grandes cantidades de datos y puede proporcionar acceso a los datos recogidos por la tecnología de la IO.

Mientras investiga sistemas ERP en nube, es probable que se encuentre con muchas listas de los «mejores sistemas ERP». Estas listas se basan a menudo en la cantidad de investigación y desarrollo que los proveedores están invirtiendo en sus productos. Los proveedores de ERP más innovadores están invirtiendo fuertemente en BI en nube.

Mantenimiento

Para la mayoría de las empresas en crecimiento, el atractivo del software basado en la nube es que no tiene que ser un experto en él. Usted no necesita personalmente un equipo de TI para mantener la infraestructura del software y vigilar constantemente si hay problemas de rendimiento que corregir.

En su lugar, el proveedor de ERP o su implementador es responsable de supervisar sus datos. Para un negocio en crecimiento, esto puede significar una gran diferencia en costos, recursos y tranquilidad.

Acceso 24X7

A diferencia de los comercios locales, los comerciantes pueden acceder a un sistema ERP basado en la nube en cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando haya una conexión a Internet. Esto permite que su ERP esté donde esté. Puede tomar pedidos, revisar el inventario y mucho más mientras está en el campo o en el piso del almacén.

Actualizaciones de software

Otra ventaja notable de los sistemas ERP basados en la nube es la rapidez con la que pueden realizar actualizaciones de software o correcciones de errores. Por lo general, se realizan de forma frecuente y automática, sin afectar a su negocio.

Las actualizaciones locales pueden requerir el apagado completo de los sistemas o la reimplantación de software. Pueden ser una molestia tan grande que los comerciantes optan por no actualizar y arriesgar problemas de rendimiento con software obsoleto.

Capacidad para concentrarse en sus competencias principales

Muchas organizaciones carecen de personal de TI suficiente o no pueden permitirse los mismos recursos e infraestructura que los proveedores de cloud computing. Si bien una organización puede estar decentemente capacitada en TI, no es necesariamente su competencia principal.

La tecnología cloud permite a las organizaciones externalizar su función de TI y centrarse en su negocio principal. A los minoristas, por ejemplo, les gusta dedicar más atención a la experiencia del cliente que al mantenimiento de TI.

Integración de sistemas

Aunque un ERP maneja muchos aspectos diferentes de su negocio, no lo hace todo. Además de un ERP, los comerciantes pueden utilizar una plataforma de comercio electrónico, un sistema POS en la tienda, 3PL, CRM o PIM para manejar el cumplimiento. Al igual que quiere que sus módulos se integren en su ERP, también querrá que estos sistemas se integren en su ERP.

La integración de ERP a sus otros sistemas de negocio permite la transferencia automática de datos importantes entre ellos. De lo contrario, se quedará atascado ingresando manualmente los datos de un sistema al siguiente, como tomar los pedidos en línea e ingresarlos en su ERP para el procesamiento de pedidos.

Los sistemas basados en la nube con una fuerte API (Application Program Interfaces) son a menudo proyectos de integración más fáciles y predecibles. Es más probable que encuentre un proveedor de integración como nChannel que ofrezca soluciones preconstruidas y configurables para un popular sistema de comercio electrónico, ERP, POS y 3PL basado en la nube.

Si bien es posible integrar software local, los proyectos a menudo requieren más tiempo y son más caros a la hora de realizar personalizaciones. En la mayoría de los casos, sus sistemas tendrán que estar conectados directamente entre sí, lo que puede crear problemas en el futuro. Lea más sobre los diferentes enfoques de integración de sistemas.

Compra por parte del usuario final

La tecnología cloud tiende a ser más moderna y fácil de usar que el software local, por lo que los empleados pueden adoptarla más rápidamente. Esto no significa que las organizaciones no necesitarán capacitación para el usuario final y un plan de comunicaciones. Sólo significa que podrían experimentar menos resistencia. Algunas culturas organizacionales están aceptando más el ERP en nube que otras.

En cualquier iniciativa tecnológica usted debe comunicarse con los empleados sobre los beneficios de la nueva tecnología, enfatizando cómo sus trabajos se harán más fáciles. ¿Está implementando la automatización de procesos robóticos en conjunto con la tecnología de nube? Enfóquese en cómo estos robots agilizarán las tareas menores y permitirán a los empleados trabajar de manera más eficiente.

Sólida seguridad de los datos

Para evitar las brechas de seguridad, muchas organizaciones recurren a los ERP en nube, ya que los proveedores de cloud tienden a tener entornos de alojamiento muy seguros. Algunos CIOs todavía se preocupan por la seguridad de la nube, pero no se dan cuenta de lo vigilantes que pueden ser los proveedores de ERPs en nube cuando se trata de seguridad, debido a lo mucho que está en juego. Los proveedores de cloud computing tienen mucho que perder: con múltiples clientes, son objetivos populares para las infracciones de seguridad. Esto puede parecer una desventaja, pero en muchos casos, obliga a los proveedores a desarrollar una seguridad sofisticada.

Los mejores sistemas ERP en la nube

Muchos comerciantes de PYMES y empresas están recurriendo a sistemas ERP basados en la nube. El reto ahora es evaluar y elegir la mejor opción para su negocio entre un campo lleno de gente. Esté preparado para hacer su debida diligencia e investigación. Desplegar un ERP es una inversión y usted quiere hacer la mejor elección la primera vez.

A medida que evalúa diferentes ERPs basados en la nube, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Coste – ¿Para qué tienen presupuesto? ¿Qué está dispuesto a gastar para el retorno de la inversión?
  • Implementación – ¿Cuáles son sus opciones para la implementación? ¿Necesitará trabajar con un tercero? ¿Cuánto tiempo duran los proyectos?
  • Soporte – ¿A quién puedes llamar cuando algo se rompe? ¿Cuándo puedes llamarlos?
  • Funcionalidad – ¿Cuáles son las capacidades que debe tener y las que debe tener?
  • Escalabilidad – ¿Cómo evolucionará este ERP con su negocio a lo largo del tiempo? ¿Superará rápidamente el software?
  • Interfaz de usuario – ¿Qué tan fácil es para sus empleados de usar? ¿Es intuitivo el espacio de trabajo?

Para comenzar su investigación, aquí hay algunos sistemas ERP populares basados en la nube que los minoristas y mayoristas están utilizando hoy en día:

  • Oracle NetSuite – Cuando usted piensa en sistemas ERP basados en la nube, este nombre aparece primero. NetSuite es conocido por su amplia gama de características y módulos.
  • Acumatica – Conocida por su navegación y su modelo de precios flexible (precios no basados en el usuario).
  • Microsoft Dynamics 365: el nuevo ERP de Microsoft basado en la nube que se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft en la nube.
  • ParagonERP by Jonar – El ERP basado en la nube más nuevo en el bloque con una interfaz de usuario ingeniosa y un robusto conjunto de características.
  • Odoo – Un ERP y CRM de código abierto para manejar muchas partes diferentes de su negocio.
  • Brightpearl – Un sistema de gestión de pedidos más robusto que puede ser adecuado para PYMES en crecimiento.

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