¿Qué es SAP? Definición del Software SAP ERP

¿Qué es SAP?

SAP significa Systems Applications and Products in Data Processing (Aplicaciones de Sistemas y Productos en Procesamiento de Datos).

SAP, por definición, es también el nombre del software ERP (Enterprise Resource Planning), así como el nombre de la empresa.

El software SAP fue fundado en 1972 por Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner y Tschira.

El sistema SAP consiste en un número de módulos completamente integrados, que cubren virtualmente todos los aspectos de la gestión empresarial.

SAP es el número 1 en el mercado de ERP. En 2010, SAP cuenta con más de 140.000 instalaciones en todo el mundo, más de 25 soluciones empresariales específicas del sector y más de 75.000 clientes en 120 países.

Otros productos competitivos del Software SAP en el mercado son Oracle, Microsoft Dynamics, etc.

¿Qué es SAP ERP? ¿Por qué es necesario?

El siguiente video explica la necesidad de un software ERP como SAP en una empresa

La pregunta fundamental para cualquier principiante es ¿por qué se requiere la planificación de recursos empresariales, también llamada ERP? Para responder a esto, examinemos este típico escenario empresarial.

Supongamos que un cliente se acerca a un equipo de ventas pidiendo un producto en particular. El equipo de ventas se pone en contacto con el departamento de inventario para comprobar la disponibilidad del producto. Para su sorpresa, el equipo de ventas descubre que el producto está fuera de stock. Así que la próxima vez que esto no suceda, tienen que introducir una herramienta de SAP ERP.

Antes de que veamos en detalle qué es el ERP y cómo puede ayudar en su proceso de negocio, entenderemos cómo los diferentes departamentos están involucrados en todo el proceso de negocio, desde el pedido de la materia prima, pasando por la fabricación de los productos, hasta la entrega de los productos finales al cliente.

Aquí está todo el proceso que sigue cualquier unidad de negocio.

  1. El cliente se pone en contacto con el equipo de ventas para comprobar la disponibilidad del producto
  2. El equipo de ventas se acerca al departamento de Inventario para verificar la disponibilidad del producto
  3. En caso de que el producto esté fuera de stock, el equipo de ventas se dirige al departamento de planificación de la producción para fabricar el producto
  4. El equipo de planificación de la producción verifica con el departamento de inventario la disponibilidad de la materia prima
  5. Si la materia prima no está disponible con el inventario, el equipo de Planificación de la Producción compra la materia prima a los proveedores
  6. A continuación, la planificación de la producción envía las materias primas a la ejecución de fabricación para la fabricación real.
  7. Una vez preparado, el equipo de fabricación envía las mercancías al equipo de ventas
  8. Equipo de ventas que a su vez lo entrega al cliente
  9. El equipo de ventas actualiza las finanzas con los ingresos generados por la venta del producto. El equipo de planificación de la producción actualiza las finanzas con los pagos que deben realizarse a los diferentes proveedores de materias primas.
  10. Todos los departamentos se dirigen a RRHH para cualquier asunto relacionado con Recursos Humanos.

Este es un proceso de negocio típico de cualquier empresa de manufactura. Algunas inferencias clave que uno podría derivar del escenario serían.

  • Tiene muchos departamentos o unidades empresariales
    Estos departamentos o unidades de negocio se comunican e intercambian datos continuamente entre sí
    El éxito de cualquier organización radica en la comunicación efectiva, y el intercambio de datos, dentro de estos departamentos, así como de terceros asociados como proveedores, subcontratistas y clientes.

Basado en la forma en que se gestiona la comunicación y el intercambio de datos. Los sistemas empresariales pueden clasificarse en términos generales como

  1. Sistema descentralizado
  2. Sistema centralizado que también se denomina ERP.

Sistema descentralizado

Veamos primero el sistema descentralizado, en una empresa con un sistema descentralizado de gestión de datos. Hay dos problemas principales –

  • Los datos se actualizan localmente en los departamentos individuales
  • Los departamentos no tienen acceso a la información o a los datos de otros departamentos

Para identificar los problemas que surgen debido a la descentralización del sistema de gestión de la empresa, se puede volver a examinar el mismo proceso empresarial. El cliente se acerca al equipo de ventas para obtener un producto, pero esta vez, necesita el producto, con carácter urgente.

Al tratarse de un proceso descentralizado, el equipo de ventas no tiene acceso a información en tiempo real sobre la disponibilidad de los productos. Por lo tanto, se dirigen al departamento de Inventario para comprobar la disponibilidad del producto. Este proceso lleva tiempo y el cliente elige otro proveedor, lo que conlleva una pérdida de ingresos y la insatisfacción del cliente.

Ahora, supongamos que el producto está fuera de stock y el equipo de ventas se acerca al equipo de planificación de la producción para fabricar el producto para su uso futuro. El equipo de planificación de la producción verifica la disponibilidad de las materias primas necesarias.

En un sistema descentralizado, la información sobre las materias primas se almacena por separado en la Planificación de la Producción y en el Departamento de Inventario. De este modo, el coste de actualización de datos (en este caso, la materia prima) aumenta.

La información sobre las materias primas está disponible en dos departamentos diferentes: Inventario y Planificación de la producción. Cuando el equipo de ventas verifica una materia prima particular requerida para fabricar el producto, muestra que la materia prima está disponible según el inventario, pero según la base de datos del equipo de planificación de la producción, la materia prima está fuera de stock.

Por lo tanto, siguen adelante y compran la materia prima. Por lo tanto, el material, así como el costo del inventario, sube.

Una vez que la materia prima está disponible, el departamento de planta de repente se da cuenta de que están cortos de trabajadores. Se acercan al departamento de recursos humanos, que a su vez contrata empleados temporales a precios más altos que los del mercado. De esta manera, el costo de la mano de obra aumenta.

El departamento de planificación de la producción no actualiza al departamento de finanzas sobre los materiales que han comprado. El departamento de finanzas no cumple con el plazo de pago establecido por el proveedor, lo que hace que la empresa pierda su reputación e incluso invita a una posible acción legal.

Estos son sólo algunos de los muchos problemas de los sistemas descentralizados.

Algunos problemas importantes con el sistema descentralizado son:

  • Numerosos sistemas de información dispares creados individualmente a lo largo del tiempo que son difíciles de actualizar
  • La integración de los datos consume tiempo y dinero
  • Inconsistencias y duplicación de datos
  • La falta de información oportuna conduce a la insatisfacción de los clientes, la pérdida de ingresos y de reputación.
  • Alto costo de inventario, material y recursos humanos.

Estos son algunos de los principales inconvenientes para los que necesitamos una solución. La solución se encuentra en los sistemas centralizados, es decir, en el ERP.

Sistema Centralizado

En una empresa, con un Sistema Centralizado de Gestión de Información y Datos.

  1. Los datos se mantienen en una ubicación central y se comparten con varios Departamentos
  2. Los departamentos tienen acceso a la información o datos de otros departamentos

Volvamos a ver el mismo proceso empresarial para entender cómo un Sistema Empresarial Centralizado ayuda a superar los problemas que plantea un Sistema Empresarial Descentralizado.

En este caso, todos los departamentos actualizan un Sistema de Información Central.

  • Cuando el cliente se acerca al equipo de ventas para comprar un producto de forma urgente. El equipo de ventas tiene acceso a la información en tiempo real de los productos en el inventario que es actualizada por el Departamento de Inventario en el Sistema Centralizado.
  • El equipo de ventas responde a las solicitudes de los clientes a tiempo, lo que conlleva un aumento de los ingresos y del placer del cliente.
  • En caso de que se requiera la fabricación, el equipo de ventas actualiza la base de datos centralizada, para que todo el departamento esté informado sobre el estado del producto.
  • El Departamento de Planificación de la Producción es actualizado automáticamente por la Base de Datos Centralizada para las necesidades. El Equipo de Planificación de la Producción verifica la disponibilidad de las materias primas necesarias a través de la Base de Datos Centralizada, que es actualizada por el Departamento de Inventario.
  • De esta manera, se evita la duplicación de datos y se dispone de datos precisos. El equipo de fabricación actualiza regularmente su status de mano de obra en la base de datos centralizada, a la que puede acceder el departamento de recursos humanos.
  • En caso de escasez de mano de obra, el equipo de HR inicia el proceso de contratación con un tiempo de espera considerable para contratar a un candidato adecuado a precio de mercado. De este modo, el coste de la mano de obra disminuye.
  • Mientras que los proveedores pueden presentar directamente sus facturas al Sistema Central de la Empresa, al que puede acceder el departamento de finanzas. De este modo, los pagos se efectúan a tiempo y se evitan posibles acciones legales.
  • El software de SAP es un tipo de sistema centralizado. Los sistemas SAP son los más utilizados en el software ERP.

Los beneficios clave del sistema centralizado son:

  • Elimina la duplicación, la discontinuidad y la redundancia de los datos
  • Proporciona información a través de los departamentos en tiempo real.
  • El sistema SAP proporciona control sobre varios procesos empresariales
  • Aumenta la productividad, mejor gestión del inventario, promueve la calidad, reduce el costo de los materiales, la gestión eficaz de los recursos humanos, la reducción de los gastos generales aumenta los beneficios
  • Mejor interacción con el cliente y mayor rendimiento. También mejora el servicio al cliente
  • Por lo tanto, se requiere un sistema de gestión empresarial centralizado.
  • El software SAP es un sistema de gestión empresarial centralizado, también conocido como Enterprise Resource Planning.
  • El significado de la sigla SAP es Aplicaciones de Sistemas y Productos en Procesamiento de Datos.

Módulos funcionales y técnicos de SAP ERP

Los módulos SAP se pueden clasificar en

  • Módulos funcionales
  • Módulos técnicos

Estos módulos funcionales y técnicos están estrechamente acoplados. A continuación se muestra una lista de los principales módulos SAP

  1. Módulo SAP FI – FI significa Gestión Financiera:El módulo SAP FI es muy robusto y cubre casi todos los procesos de negocios financieros que se encuentran en varios sectores. Es uno de los módulos ampliamente implementados en SAP.
  2. Módulo CO de SAP – CO significa Controlling. El módulo de Contabilidad de Costos (CO) de SAP proporciona información a los gerentes que toman decisiones para entender dónde se está gastando el dinero de la compañía. La CO les ayuda a optimizar los costes empresariales.
  3. Módulo SAP HCM – HR significa Recursos Humanos. La gestión del capital humano de SAP (HCM) también se denomina SAP-HR. SAP HCM consta de submódulos como la Gestión de Personal (PA), la Gestión de la Organización (OM), el Tiempo y el Cálculo de la Nómina que ayudan a la gestión de los empleados.
  4. Módulo MM de SAP – MM es la Gestión de Materiales.El módulo de Gestión de materiales de SAP consta de varios componentes y subcomponentes que incluyen los datos maestros, las compras y el inventario.
  5. Módulo SAP QM – QM significa Gestión de Calidad. SAP QM (Gestión de la Calidad) es una parte integral de varios procesos de negocio clave de SAP como producción, ventas, aprovisionamiento, gestión de materiales, etc.
  6. Módulo PP de SAP – PP es Planificación de la Producción. SAP PP (Planificación de la Producción) es un módulo de SAP, especialmente diseñado para integrar los diferentes departamentos implicados en la producción y la fabricación. Tiene varios componentes como Centro de datos, lista de materiales, puesto de trabajo, CRP, etc.
  7. Módulo SD de SAP – SD es Comercial. SAP Sales and Distribution (SD) es un importante módulo de SAP ERP que consiste en los procesos empresariales necesarios para la venta, el envío y la facturación de un producto. El módulo está estrechamente integrado con SAP MM y SAP PP. Los submódulos clave de SAP SD son los datos maestros de clientes y proveedores, ventas, entregas, facturación, determinación de precios y gestión de créditos.
  8. Módulo SAP BW – donde BW significa Business (Data) Warehouse (almacén de datos). SAP BI (Business Intelligence) o SAP BW es una herramienta líder en el almacenamiento de datos y en la elaboración de informes. Ayuda a convertir los datos en bruto en información y conocimientos que ayudan a mejorar los márgenes empresariales.
  9. SAP Basis. SAP Basis es un conjunto de programas y herramientas que actúan como interfaz con la base de datos, el sistema operativo, los protocolos de comunicación y otros módulos de SAP como FI, HCM, SD, etc.
  10. SAP ABAP. ABAP (Advanced Business Application Programming) es el lenguaje de programación por defecto para las aplicaciones SAP. También puede utilizar Java para codificar en SAP.
  11. SAP CRM – donde CRM significa Gestión de la Relación con el Cliente SAP CRM es el líder del mercado en software de gestión de relaciones con los clientes. SAP CRM juega un papel fundamental en el fortalecimiento de las relaciones con los clientes.
  12. SAP HANA – donde Hana significa High-performance Analytic Appliance. SAP HANA es una plataforma de computación en memoria que permite el análisis de datos en tiempo real. Actualmente es el líder del mercado en BI.
  • Módulo EC de SAP – donde EC significa Controlling empresarial
  • Módulo TR de SAP – donde TR significa Tesorería
  • Módulo SAP IM – donde IM significa Gestión de Inversiones
  • SAP IS: Donde IS significa Solución Específica de la Industria
  • El módulo SAP PS y PS es un sistema de proyectos
  • SAP CAC – Componentes multiaplicaciones
  • SAP SCM- donde SCM significa Gestión de la Cadena de Suministro
  • SAP PLM – donde PLM significa Gestión del Ciclo de Vida del Producto
  • SAP SRM- donde SRM significa Supplier Relationship Management
  • SAP CS- donde CS significa Servicio al Cliente
  • SAP SEM – donde SEM significa GESTIÓN ESTRATÉGICA DE EMPRESAS
  • SAP RE – donde RE significa bienes inmuebles
  • Módulo PM de SAP – donde Mantenimiento es el módulo PM
  • Seguridad de SAP Más información sobre la seguridad de SAP
  • SAP FSCM – donde FSCM significa Gestión de la Cadena de Suministro Financiero
  • SAP NetWeaver
  • SAP IS – donde IS significa Solución Específica de la Industria
  • SAP XI – donde XI significa Exchange Infrastructure (Infraestructura de Intercambio)
  • SAP Solution Manager – Más información sobre el Solution Manager
  • SAP LE – donde LE significa Logistics Execution (Ejecución logística)
  • SAP APO – donde APO significa Planificación y Optimización Avanzadas
  • SAP AFS – donde AFS significa Apparel and Footwear Solution (Solución de ropa y calzado)
  • SAP CC – donde CC significa Carga convergente
  • SAP ITS – donde ITS significa Internet Transaction Server (Servidor de transacciones de Internet)
  • SAP ICM – donde ICM significa Gestión de Incentivos y Comisiones
  • SAP KW – donde KW significa Knowledge Warehouse (almacén de conocimientos)
  • SAP MDM – donde MDM significa Gestión de Datos Maestros

 

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