¿Qué se necesita de un sistema ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) es una metodología orientada a procesos que integra sistemas utilizados en los diferentes departamentos de una empresa, permitiendo un flujo de información fácil y uniforme bajo controles definidos, ayudados por el uso de aplicaciones de software y mejores prácticas definidas.

Este artículo describe las herramientas utilizadas en el ERP y sus características para las diversas funciones a las que se dedican. Para entender mejor las herramientas, comencemos con los requisitos funcionales.

Cualquier sistema ERP básicamente necesita cumplir con los siguientes requisitos funcionales:

  • Debe ser un sistema unificado, con aplicaciones e interfaces fáciles de usar, que funcione a la perfección en varios departamentos con el acceso controlado necesario.
  • Una base de datos común (o bases de datos múltiples pero compartidas) accesible a través de diferentes aplicaciones
  • Utilidades de búsqueda y generación de informes para generar informes basados en varios parámetros (como «todos los pedidos no enviados hasta ayer en la categoría’juguetes'»)
  • Escalabilidad, personalización e integración sencilla de módulos ad hoc, según sea necesario.

Las herramientas que cumplen con los requisitos del ERP

Para satisfacer las necesidades de los requisitos funcionales antes mencionados, las siguientes herramientas y aplicaciones se integran obligatoriamente en el sistema ERP.

Gestión de bases de datos / Almacén de datos / Herramientas de gestión de la información:

El almacenamiento de datos y la gestión de la información con un flujo de trabajo establecido a través de diferentes departamentos y funciones son la columna vertebral de cualquier sistema ERP. Múltiples soluciones y herramientas están disponibles para el almacenamiento de datos, que incluyen bases de datos relacionales de empresas como Oracle, Sybase, DB2 y ofertas gratuitas de código abierto como Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Otras herramientas de gestión de la información pueden incluir sistemas de gestión de contenidos (CMS) y aplicaciones de repositorio.

Dependiendo de la industria y de las funciones requeridas, se debe seleccionar una apropiada. Un fabricante puede encontrar que una base de datos transaccional como Oracle o MySQL es más relevante a medida que los datos basados en transacciones pasan por diferentes estados (desde la fabricación hasta el inventario, desde la captura de pedidos hasta la venta y el estado de los suministros). Por otro lado, una empresa de redacción de contenido en línea puede encontrar un sistema de repositorio CMS con control de versiones que se ajuste mejor a sus necesidades.

La base de datos o repositorio puede ser una única base de datos centralizada o múltiple con flujo de datos automático de una base de datos a otra. El flujo de trabajo definido garantiza un movimiento perfecto de los datos. Las bases de datos se pueden alojar local o remotamente, o incluso en la nube.

Aplicaciones e interfaces con un control de permisos adecuado:

El almacenamiento y la gestión de datos requieren acceso de sólo lectura o de edición para procesar los datos. Una vez que los artículos son fabricados, deben ser marcados como inventario listo. El departamento de gestión de existencias lo actualiza como listo para la venta. Después de una compra, el artículo debe actualizarse al estado de vendido y así sucesivamente. Para lograr esto, las aplicaciones e interfaces fáciles de usar forman parte integral de cualquier sistema ERP que también tenga controles y permisos definidos. Por ejemplo, una vez que un artículo se marca como vendido, sólo los operadores del departamento de logística deberían poder actualizarlo, mientras que los del departamento de fabricación o de inventario deberían tener acceso sólo a la vista.

Del mismo modo, en el caso de una herramienta ERP para la redacción de contenido, una vez que un escritor envía el contenido al editor para su revisión, sólo éste debe poder modificarlo, para evitar cualquier duplicación y conflictos de contenido.

Para permitir la integración de estos controles, aplicaciones e interfaces basados en permisos, cualquier solución ERP que pueda estar basada en navegadores, instalaciones de escritorio o aplicaciones para tabletas/móviles. Un equipo de fabricación en una ubicación fija preferirá una interfaz de escritorio, mientras que un equipo de ventas en constante movimiento se beneficiará de una interfaz basada en navegador o aplicación móvil.

Herramienta de gestión del flujo de trabajo:

Un sistema ERP está formado por múltiples módulos y repositorios de datos donde las actualizaciones de datos y las acciones siguen una secuencia lógicamente definida basada en las necesidades del negocio. Esto constituye el flujo de trabajo. El flujo de trabajo puede considerarse como la mente que controla las diversas funciones del cuerpo (flujo de sangre, aire, alimentos y otros suministros, movimiento de las partes del cuerpo, etc.). Un flujo de trabajo claramente definido con acceso apropiado a varios niveles es la parte necesaria de cualquier solución ERP.

Las herramientas de uso común implementadas en el marco de un ERP incluyen Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.

Herramienta de informes / Tablero de control:

El nivel de gestión, el nivel de departamento, el nivel de equipo o el nivel individual de generación de informes es otro requisito importante para un sistema ERP. Por lo general, está disponible en forma de panel (con una vista de datos en tiempo real que muestra información como pedidos recibidos pero aún no enviados, pagos fallidos de la última semana, etc.) o informes personalizables generados en aplicaciones comunes de edición de palabras o datos, como hojas de cálculo.

La mayoría de las herramientas de informes y cuadros de mando funcionan en tiempo real (o con un retraso mínimo). Al igual que las aplicaciones utilizadas por los departamentos para las actualizaciones de datos, estas herramientas de generación de informes/vistas de cuadros de mando están disponibles como instalaciones basadas en navegador o de escritorio. También incluyen funciones de informes al final del día que ofrecen envío por correo electrónico de informes con gráficos/gráficos/tablas como archivos adjuntos de Microsoft Excel o Word.

Herramientas de comunicación:

Dentro de cualquier sistema que funcione en varios departamentos, la comunicación es obligatoria. Los sistemas ERP facilitan esto al ofrecer herramientas para la generación automatizada de correo, mensajería instantánea, chat o funciones de difusión general a nivel individual y de grupo. Digamos que una vez que una orden está marcada como «Listo para enviar», se debe enviar un correo automatizado al departamento de logística para iniciar el proceso de despacho; o si la cocina de una pizzería ha desarrollado un problema, se puede enviar un mensaje de difusión general a todos los demás departamentos para que dejen de tomar más órdenes.

Otras funciones de mensajería instantánea (como las de Lync, Chatter o Yammer) están incorporadas para permitir una comunicación fácil e instantánea.

Además de las herramientas mencionadas anteriormente, que son parte integral de cualquier sistema ERP, existen otras que se pueden integrar según sea necesario:

Herramientas analíticas:

Una gran cantidad de herramientas analíticas pueden ser integradas dentro del sistema ERP para inteligencia de negocios, análisis predictivo, minería de datos y análisis relacionados. Estas herramientas analíticas se utilizan para obtener información valiosa para la creación de decisiones estratégicas de negocio basadas en datos disponibles (como el seguimiento del comportamiento de los consumidores en las compras navideñas, resultados comparativos de productos en estanterías de color rojo con más ventas que los de las estanterías de color azul, etc.).

Asignación de recursos y herramientas de programación de tareas:

Los sistemas ERP también pueden integrar herramientas para la asignación de recursos entre departamentos y tareas (para industrias que requieren mucha mano de obra). Estas herramientas funcionan según el principio simple del tiempo definido que toma una tarea/proyecto en comparación con el cronograma de disponibilidad de recursos. Una vez finalizada la tarea, se asigna automáticamente al recurso una nueva tarea que se corresponda con sus habilidades, o se pone en un pool para la siguiente tarea. Las herramientas tienen funcionalidad para la intervención manual a nivel de supervisor en caso de que una tarea se retrase. Los beneficios incluyen una clara visibilidad sobre la carga de trabajo actual y futura, la utilización óptima de los recursos, la exploración de posibilidades de automatización, etc.

Otras características adicionales:

Los sistemas ERP pueden integrar módulos de Gestión de Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, Sistemas de Seguimiento del Tiempo, Gestión Documental, etc., según las necesidades del negocio. Hay un gran número de herramientas disponibles específicas para cada industria y tipo de función, y los proveedores de ERP proporcionan su asistencia a los clientes interesados en la selección del mejor ajuste. Internet está siempre disponible para la autoayuda en la obtención de la información requerida.

Conclusión final

La planificación de los recursos institucionales es un marco complejo de aplicar y, por lo general, necesita un proveedor especializado para su aplicación. Dos grandes cuellos de botella identificados con las implementaciones de ERP son los altos costos y el incumplimiento de las mejores prácticas. Si bien el costo puede mitigarse en cierta medida mediante una evaluación cuidadosa de los diferentes proveedores y la evaluación de las herramientas gratuitas de código abierto, el otro problema de los fallos debidos a la falta de adhesión a las mejores prácticas puede mitigarse mediante una formación específica de los empleados. Una evaluación adecuada en las etapas iniciales, la asociación con proveedores con la experiencia adecuada y la claridad en los requisitos desde el principio ayudarán a una aplicación eficaz y exitosa de las herramientas de planificación de los recursos institucionales.

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