Un sistema ERP con Excel no es suficiente

Como la mayoría de las empresas, probablemente confíe en Excel para dirigir su negocio – de hecho, Deloitte dice que el 70% de las empresas utilizan Excel para datos y procesos sensibles y críticos. Es fácil ver por qué como Excel es familiar y simple, la mayoría de sus empleados tienen un buen conocimiento práctico de él, y es una poderosa herramienta de negocios que le permite almacenar y manipular datos.

Pero enfrentémoslo, si eres un taller de manufactura ocupado, Excel no es lo suficientemente bueno. Hay múltiples problemas con Excel, que van desde la seguridad y la precisión de sus datos, hasta el error humano, pasando por la eficiencia, lo que significa que usted necesita un mejor sistema para sus datos e información comercial importante. Una solución integrada como un ERP le dará un mejor control sobre sus datos, y los importantes procesos y decisiones empresariales que dependen de ellos, haciendo que su taller funcione de forma más fluida y eficiente. Echemos un vistazo y veamos cómo se comparan Excel y los ERP.

Excel vs. ERP – Error

Seamos honestos, el error humano puede entrar en cualquier sistema que sea usado por los humanos, pero Excel es especialmente susceptible al error humano. Múltiples estudios respaldan esto: Según un informe de la Universidad de Hawai, el 88% de las hojas de cálculo contienen errores; Coopers y Lybrand encontraron que el 90% de todas las hojas de cálculo con 150 filas o más contenían errores; y en una muestra de 22 hojas de cálculo, KPMG encontró errores en el 91% de ellas.

No existen estudios similares para los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), pero como Excel no es un sistema único e integrado como lo es un ERP, Excel es más vulnerable a los errores humanos. Excel es una herramienta extremadamente manual, y en lugar de estar centralizado e integrado como un ERP, múltiples departamentos dentro de su organización dependerán de diferentes conjuntos de hojas de cálculo de Excel que contienen los mismos datos.

Esto significa que los mismos datos serán introducidos varias veces en múltiples hojas de cálculo, lo que significa que no sólo es una enorme pérdida de tiempo para su personal, sino que también hay una posibilidad mucho mayor de que se produzca un error humano, ya que cada vez que se introducen manualmente los datos, existe la posibilidad de que se produzca un error en la introducción de los mismos. Y una vez que un conjunto de hojas de cálculo se comparten, se pierde todo el control sobre ellas.

hombre trabajando

Como no existe una única fuente de verdad para sus datos, como la que tendría si utilizara un ERP, tampoco puede estar seguro de qué cambios se han realizado en sus datos una vez que se ha compartido una hoja de cálculo, o si todo el mundo confía en el conjunto de datos correcto. Por ejemplo, su departamento de producción podría estar confiando en un viejo conjunto de hojas de cálculo, o en hojas plagadas de errores involuntarios, que pueden causar un exceso de desperdicio y echar a perder toda la línea de producción.

Excel también se basa en fórmulas y funciones para manipular los datos, que es otro lugar donde el error humano puede entrar. Incluso si tienes un «Héroe de Excel» en tu oficina que conoce el producto de arriba a abajo, si una función se introduce mal, acabarás con datos erróneos. Y siempre existe el riesgo de que alguien pueda romper una función, lo que puede paralizar el negocio, especialmente si el «Héroe de Excel» está fuera de la oficina y no puede solucionar el problema inmediatamente.

Los sistemas ERP, por otro lado, le dan una única fuente de datos en vivo para que toda su empresa los utilice, reduciendo el riesgo de error humano. No tienes que introducir datos manualmente varias veces, ni compartir hojas de cálculo con varias partes. Todos en su organización pueden acceder y confiar en los mismos datos, por lo que puede estar seguro de que todos en su organización están operando con el conjunto de datos más actual y más preciso.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) también vienen ya construidos con múltiples informes automatizados y herramientas analíticas, lo que significa que las funciones de Excel son cosa del pasado. Los sistemas ERP eliminan la duplicación de tareas mediante la automatización e integración, y hacen que la manipulación de datos sea más fácil y fiable.

Excel vs ERP – Eficiencia

Esto se mencionó anteriormente, pero Excel puede ser extremadamente ineficiente para su organización, ya que un problema importante de Excel es que necesita volver a introducir los datos repetidamente. Por ejemplo, si está escribiendo todas sus cotizaciones en Excel, entonces probablemente tenga que crear manualmente órdenes de venta a partir de estas cotizaciones en una hoja de cálculo o sistema separado.

Cada informe o cotización o pedido tiene que ser creado hoja por hoja, y la única manera de que su inventario pueda ser administrado es si alguien entra y actualiza manualmente su información cada vez. Usando un programa como Excel también se corre el riesgo de perder archivos al borrarlos accidentalmente o al colapsar el sistema.

Otro problema con las hojas de cálculo es que están aisladas del resto de su organización, lo que dificulta la colaboración. Aunque en Microsoft OneDrive hay disponibles versiones móviles de Office y Excel, e incluso hojas de cálculo de Excel basadas en la nube, estos productos tienen claras desventajas y no siempre admiten la colaboración.

Por ejemplo, es difícil controlar las hojas de cálculo cuando varios trabajadores tratan de acceder y alterar los documentos al mismo tiempo. Por el contrario, una solución de planificación de recursos empresariales alojada en la nube tiene controles incorporados para la gestión de múltiples usuarios, y está diseñada para apoyar a los trabajadores remotos y además de la fuerza de trabajo en las instalaciones. Un sistema ERP permite rastrear la información en tiempo real sin necesidad de múltiples hojas de cálculo.

Por ejemplo, esto le permite automatizar su proceso de creación de pedidos de venta con un ERP que puede convertir automáticamente las cotizaciones en pedidos de venta. Con un ERP también puede buscar y encontrar fácilmente los datos en vivo que necesita, y compartir eficientemente esos datos entre los departamentos. Se acabaron los días en que se perdía el tiempo con la doble entrada o la pérdida de datos.

Los ERP también permiten una visibilidad completa de todos sus procesos de negocios a través de tableros en tiempo real. En el mundo actual, la mayoría de las empresas adquieren diariamente una enorme cantidad de datos relacionados con el negocio. Un sistema ERP puede utilizar eficazmente estos datos en vivo para proporcionar una visión crítica del rendimiento de una empresa y mejorar tanto sus capacidades de toma de decisiones como sus procesos empresariales.

Excel vs ERP – Análisis

Entender sus finanzas es importante para mantener su compañía en la oscuridad. A diferencia de Excel, los ERP pueden ofrecerle un flujo de trabajo financiero integrado en tiempo real que puede recopilar automáticamente los datos de facturación de cada área de la organización. Esto significa que usted tiene un sistema centralizado para todas las actividades financieras, incluyendo el fin de mes, la facturación, los pagos a proveedores y la nómina.

Con los ERP puede tener una comprensión en tiempo real de lo que son realmente sus finanzas, y sabrá qué trabajos le están poniendo en negro o rojo. Los procesos manuales inherentes a Excel no pueden potenciar este tipo de análisis, pero el software de ERP sí puede.

Los ERP también pueden analizar el rendimiento de sus empleados en comparación con los costos y plazos de los proyectos. Un completo sistema de flujo de trabajo en su ERP puede proporcionar a su equipo la información que necesita en cualquier momento para garantizar que cualquier proyecto en el que estén trabajando esté en la dirección correcta. Esta información le permite saber si las personas adecuadas están trabajando en el proyecto correcto en el momento adecuado, y también le permite asignar mejor sus recursos y programar su tienda.

No más costosos tiempos de inactividad, gracias a los ERPs – de nuevo algo que Excel no puede hacer ya que no tiene el poder o la funcionalidad para hacer análisis en tiempo real.

Conclusión

Los ERP son los claros ganadores y salen ganando en términos de gestión de sus datos en vivo – y los importantes procesos de negocio que dependen de ellos. A pesar de ser una buena herramienta de negocios, su tienda claramente merece algo mejor que Excel para mantenerlo funcionando al máximo de su capacidad.

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