Módulos Básicos que todo ERP debe tener

Un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, ERP, simplemente considerando el nombre podemos definir ERP como un Sistema o software que se utiliza para gestionar todos los recursos de toda la empresa. Desde los pagos de los empleados hasta la entrada de un solo tornillo en la empresa, todo puede gestionarse y controlarse mediante el uso de sistemas ERP. ERP es un software multifuncional que soporta todos los procesos de negocio dentro de la organización.

En una organización, ERP ayuda a gestionar los procesos de negocio de varios departamentos y funciones a través de la aplicación centralizada. Podemos tomar todas las decisiones importantes seleccionando la información proporcionada por ERP.

Hay muchos proveedores en el mercado que ofrecen soluciones ERP tradicionales o soluciones ERP basadas en la nube. Aunque las plataformas o tecnologías de implementación son diferentes, hay módulos comunes y básicos de ERP que se pueden encontrar en cualquier sistema ERP. Dependiendo de las necesidades de las organizaciones, se integran los componentes requeridos y se forma un sistema ERP personalizado. Todos los módulos mencionados a continuación pueden encontrarse en un sistema ERP:

  • Recursos Humanos
  • Inventario
  • Ventas y marketing
  • Comprar
  • Finanzas y contabilidad
  • Gestión de las relaciones con los clientes, CRM.
  • Ingeniería / Producción
  • Gestión de la cadena de suministro (SCM)

Cada componente mencionado anteriormente es especializado para manejar los procesos de negocio definidos de la organización. Repasemos la introducción de los distintos módulos.

módulos basicos ERP

Recursos Humanos

RRHH es el módulo que se ocupa de cada departamento, por la sencilla razón de que involucra a todos sus empleados. Debido a que contiene información y procesos tan valiosos, es un módulo ERP comúnmente implementado.

Debido a que el software de RR.HH. recopila información sobre cada empleado, está continuamente recopilando datos de cada departamento. Dicho de otro modo, recopila datos de varias ubicaciones simultáneamente, ya sean los días de vacaciones de sus empleados o sus horas de entrada y salida. Debido a que existe una cantidad tan grande de datos asociados con los recursos humanos, puede ser fácil que los datos duplicados o inexactos entren en su sistema. Los módulos de RRHH pueden ayudar a eliminar esta inexactitud clasificando y analizando la información para asegurarse de que es correcta.

Una de las ventajas más significativas de los módulos del sistema ERP es la fácil colaboración que crea a través de los flujos de trabajo internos. Cuando los sistemas se mantienen separados, los datos deben compartirse manualmente. Por lo tanto, si no tiene un módulo de recursos humanos integrado, es posible que tenga que volver a formatear para compartir información, lo que puede ser propenso a errores humanos.

Por ejemplo, si sus comerciales reciben comisiones basados en el número de clientes potenciales que convierten, su sistema de RR.HH. necesitaría datos de CRM para saber si deben o no administrar esos bonos. Claro, puedes contar manualmente los clientes conseguidos por cada comercial o representante, pero ¿quién tiene tiempo para eso? En cambio, al añadir un módulo de recursos humanos a su ERP, sus datos de CRM podrían compartirse automáticamente con el módulo de recursos humanos, que podría administrar automáticamente las comisiones ganadas.

La dirección, los ejecutivos y otras personas de alto nivel también pueden utilizar el módulo de recursos humanos para obtener una visión general de alto nivel de los empleados. Esta herramienta se puede utilizar para realizar los cambios necesarios en las políticas, ya sea aflojando las regulaciones o haciéndolas más estrictas. Por ejemplo, podría ver cuánto tiempo extra reporta cada departamento y trabajar con valores atípicos para reducir la necesidad de este tiempo extra, lo que podría ahorrarle dinero a su empresa.

Módulo de Inventario

El módulo de inventario puede ser utilizado para rastrear el stock de artículos. Los artículos se pueden identificar por números de serie únicos. El uso de este sistema único de inventario de números puede hacer un seguimiento del artículo y rastrear su ubicación actual en la organización.

Por ejemplo, usted ha comprado 100 discos duros, así que usando el sistema de inventario puede rastrear cuántos discos duros están instalados, dónde están instalados, cuántos discos duros quedan, etc.

El módulo de inventario incluye funcionalidades como control de inventario, unidades maestras, informes de utilización de existencias, etc.

Puede haber una integración del módulo de inventario con el módulo de compras del sistema de planificación de los recursos institucionales.

Módulo de ventas

El proceso típico de ventas incluye procesos como consultas de ventas y análisis y manejo de consultas, redacción de presupuestos, aceptación de pedidos de ventas, redacción de facturas de ventas con los impuestos adecuados, envío/envío de material o servicio, seguimiento de pedidos de ventas pendientes. Todas estas transacciones de venta son gestionadas por el módulo de ventas de ERP. El módulo CRM puede tomar la ayuda del módulo de ventas para la creación de oportunidades futuras y la generación de clientes potenciales.

Módulo de compra

Como su nombre indica, los módulos de compras se encargan de todos los procesos que forman parte del aprovisionamiento de artículos o materias primas que son necesarios para la organización. El módulo de compra consiste en funcionalidades como el listado de proveedores y vendedores, la vinculación de proveedores y artículos, el envío de solicitudes de cotización a proveedores, la recepción y registro de cotizaciones, el análisis de cotizaciones, la preparación de órdenes de compra, el seguimiento de los artículos de compra, la preparación de GRNs (Good Receipt Notes) y la actualización de existencias y varios informes. El módulo de compra está integrado con el módulo de inventario y el módulo de ingeniería/producción para la actualización de las existencias.

Módulo de Finanzas y Contabilidad

La entrada y salida de dinero/capital es gestionada por el módulo de finanzas. Este módulo realiza un seguimiento de todas las transacciones relacionadas con la cuenta, como los gastos, el balance general, los libros de cuentas, la presupuestación, los extractos bancarios, los recibos de pago, la gestión de impuestos, etc. La elaboración de informes financieros es una tarea fácil para este módulo de ERP. Todos los datos financieros que se requieren para ejecutar el negocio están disponibles con un solo clic en el módulo Finanzas.

Módulo de Gestión de las Relaciones con los Clientes (CRM)

El departamento de CRM ayuda a impulsar el rendimiento de las ventas a través de un mejor servicio al cliente y el establecimiento de una relación saludable con los clientes. Todos los datos almacenados del cliente están disponibles en el módulo CRM.

El módulo CRM ayuda a gestionar y hacer un seguimiento de la información detallada del cliente, como el historial de comunicación, llamadas, reuniones, detalles de las compras realizadas por el cliente, duración del contrato, etc. El módulo CRM se puede integrar con el módulo de ventas para mejorar las oportunidades de ventas.

Módulo de Ingeniería / Producción

El módulo de producción es una gran ayuda para la industria manufacturera en la entrega del producto.

Este módulo consiste en funcionalidades como la planificación de la producción, la programación de la máquina, el uso de materias primas, la preparación (de la lista de materiales), el seguimiento diario del progreso de la producción, la previsión de la producción y los informes de producción real.

Gestión de la cadena de suministro (SCM)

El módulo SCM gestiona el flujo de productos desde el fabricante hasta el consumidor y desde el consumidor hasta el fabricante.

Los roles comunes involucrados son un fabricante, encargado del estocaje o almacén, distribuidores, minoristas, etc. SCM implica la gestión de la demanda y la oferta, las devoluciones de ventas y el proceso de sustitución, el envío y el seguimiento del transporte, etc.

Hoy en día, muchas PYMES se enfrentan a retos en la automatización de sus procesos. El ERP es una gran ayuda para estas organizaciones. ERP puede racionalizar eficientemente las operaciones de negocio de la organización. Esta introducción de módulos puede ayudarle a elegir y personalizar los módulos de ERP en función de los requisitos de su organización.

Conclusión

Hay docenas de módulos ERP disponibles en el mercado hoy en día. Esta lista pretende ser un punto de partida para usted en su búsqueda de la mezcla de módulos ERP adecuada para su negocio. Recuerde hacer una lista de las funcionalidades que necesita incluir en su sistema cuando busque proveedores de ERP y módulos disponibles. Esto puede ayudarle a evitar la implementación de componentes superfluos y a asegurarse de que no gasta demasiado en soluciones que no harán mucho para impulsar su negocio.

Continuamente se añaden nuevos módulos al mercado de los ERP. Probablemente no necesitará todas las herramientas disponibles, pero es casi seguro que encontrará algunas soluciones potenciales que podrían tener un impacto positivo en su negocio. La combinación correcta de módulos de software ERP podría ser lo que coloca a su empresa en la cima de su búsqueda para ganar cuota de mercado e ingresos.

Módulos de un ERP

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