¿Qué es Microsoft Project?

Microsoft Project es una solución de gestión de proyectos diseñada para empresas de todos los tamaños. Cuenta con una programación de proyectos, que permite a los administradores de proyectos definir las tareas del proyecto, asignarlas al equipo y hacer un seguimiento de las asignaciones en curso.

Microsoft Project también incluye la presupuestación de proyectos, que ayuda a los gerentes a estimar los costos para todo el período de un proyecto. Los gerentes también pueden realizar «análisis del valor ganado» y estimar el rendimiento de los costos de sus proyectos. El software proporciona plantillas incorporadas, herramientas de programación y acceso a través de dispositivos que aumentan la productividad de los gerentes de proyectos.

Microsoft Project proporciona cuadros de mando interactivos y funcionalidades de información. Los directores de proyectos también pueden preparar informes perspicaces y tomar decisiones sobre la ejecución de los proyectos y los niveles de personal. Las características de programación como los gráficos de Gantt y los menús desplegables preestablecidos ayudan a reducir el tiempo de capacitación y a simplificar el proceso de planificación de proyectos.

Microsoft Project puede ser desplegado tanto en las instalaciones como en la nube. La versión basada en la web permite a los gerentes de proyectos colaborar con su equipo de forma remota utilizando teléfonos inteligentes y dispositivos móviles.

En resumen, Microsoft Project es una aplicación de software vendida por Microsoft que proporciona herramientas de gestión de proyectos para administrar proyectos. El programa, que tiene muchas versiones diferentes, permite a los usuarios:

  • Comprender y controlar los horarios y las finanzas del proyecto.
  • Comunicar y presentar la información del proyecto.
  • Organizar el trabajo y las personas para asegurarse de que los proyectos se completen en el plazo previsto.

Visión general de Microsoft Project

Microsoft compró originalmente el software de otra compañía y lanzó su propia versión en 1985. La versión más reciente del software es el Proyecto Microsoft 2016. Microsoft Project permite al director de proyecto introducir las tareas de un proyecto (también conocido como «estructura de desglose del trabajo» o PEP) y asignar trabajadores (conocidos como «recursos») a esas tareas, así como información sobre los costes. Microsoft Project también proporciona una funcionalidad que permite al usuario crear informes que comunican el estado y el progreso de un proyecto.

microsoft project que esVersiones de Microsoft Project

Microsoft Project tiene varias ediciones o versiones diferentes, basadas en las necesidades de los usuarios y la organización. A continuación se presenta una breve reseña de las últimas versiones.

Microsoft Project 2016

  • Project Standard 2016: Permite a un solo usuario crear fácilmente informes modernos para medir los progresos y comunicar eficazmente los detalles del proyecto con su equipo y las partes interesadas.
  • Project Professional 2016: Incluye todas las capacidades de Project Standard 2016, así como capacidades de colaboración para iniciar y entregar proyectos rápidamente, a la vez que se aprovecha la potencia de Office 365 o SharePoint para trabajar desde prácticamente cualquier lugar. Esta versión integra Skype para empresas para llamar o enviar mensajes instantáneos a los miembros del equipo de Project Professional.
  • Project Online Professional: Ofrece la última versión de Project Professional como una suscripción a través de Office 365. El software se mantiene actualizado automáticamente (con opciones de políticas personalizables) y los usuarios que se encuentran en movimiento pueden trabajar desde el equipo de su elección transmitiendo el cliente de escritorio completo con Project on Demand.
  • Project Online Essentials: Para su uso con proyectos que se administran con Project Online o Project Server. Permite que los miembros del equipo accedan a las hojas de asistencia, administren las tareas, agreguen problemas y riesgos y colaboren desde cualquier lugar.
  • Project Online Premium: Proporciona una solución en línea flexible para la gestión de carteras de proyectos (PPM) y el trabajo diario. Entregado a través de Office 365, Project Online permite a las organizaciones comenzar, priorizar las inversiones de la cartera de proyectos y entregar el valor empresarial deseado, desde prácticamente cualquier lugar y con casi cualquier dispositivo.
  • Project Server 2016: Una solución flexible, in situ, para la administración de carteras de proyectos (PPM) y el trabajo diario. Los miembros del equipo, los participantes en los proyectos y los responsables de la toma de decisiones empresariales pueden comenzar, priorizar las inversiones de la cartera de proyectos y ofrecer el valor empresarial deseado desde prácticamente cualquier lugar. Esta versión requiere SharePoint 2016, que se licencia por separado.

Microsoft Project 2013

  • Project Standard 2013: Permite a un solo usuario crear fácilmente informes modernos para medir los progresos y comunicar eficazmente los detalles del proyecto a su equipo y a las partes interesadas.
  • Project Professional 2013: Incluye todas las capacidades de Project Standard 2013, así como capacidades de colaboración para iniciar y entregar proyectos rápidamente, a la vez que se aprovecha la potencia de Office 365 o SharePoint para trabajar desde prácticamente cualquier lugar. Esta versión integra Lync 2013 para llamar o enviar mensajes instantáneos a los miembros del equipo de Project Professional.
  • Project Pro para Office 365: Entrega la última versión de Project Professional como suscripción a través de Office 365. El software se mantiene actualizado automáticamente (con opciones de políticas personalizables) y los usuarios en movimiento pueden trabajar desde el equipo de su elección transmitiendo el cliente de escritorio completo con Project on Demand.
  • Project Online: Proporciona una solución flexible en línea para la gestión de la cartera de proyectos (PPM) y el trabajo diario. Entregado a través de Office 365, Project Online permite a las organizaciones comenzar, priorizar las inversiones de la cartera de proyectos y entregar el valor comercial deseado, desde prácticamente cualquier lugar y en casi cualquier dispositivo.
  • Project Server 2013: Una solución flexible, in situ, para la administración de carteras de proyectos (PPM) y el trabajo diario. Los miembros del equipo, los participantes en los proyectos y los responsables de la toma de decisiones empresariales pueden empezar a trabajar, priorizar las inversiones de la cartera de proyectos y ofrecer el valor empresarial deseado desde prácticamente cualquier lugar. Esta versión requiere SharePoint 2013, que se vende por separado.

Microsoft Project 2010

  • Microsoft Project Standard 2010: Una edición para un solo usuario del software. Esta versión está dirigida al usuario de escritorio.
  • Microsoft Project Professional 2010: Incluye todas las capacidades de Project Standard 2010, así como características de colaboración que permiten a los usuarios trabajar juntos cuando la organización también utiliza Microsoft Project Server 2010.
  • Microsoft Project Server 2010: Mantiene la información y los datos del plan de proyecto en un servidor. Project Server permite que varios usuarios tengan acceso a esos datos a través de sus aplicaciones cliente, Microsoft Project Professional y Microsoft Project Web Access.

Características de Microsoft Project

Como cualquier buena solución de gestión de proyectos, los diagramas de Gantt personalizables se incluyen con Microsoft Project, lo que permite visualizar los flujos de trabajo y los recursos del proyecto. Pero a Microsoft Project tampoco le faltan características avanzadas de gestión de proyectos.

Un ejemplo es el kit de herramientas de presupuesto de proyectos de alto nivel que viene con esta plataforma. A través de él, puede hacer cálculos de «Valor Ganado» que devuelven cifras estimadas de costo y retorno para un proyecto propuesto. Esta es una excelente característica que puede ayudarle a elaborar estrategias sobre qué proyectos asumir.

Puede utilizar Microsoft Project para llevar un control de todo el trabajo que se está realizando en su organización mediante el seguimiento de las tareas asignadas a personas específicas, así como de los objetivos generales que deben cumplirse. También es posible supervisar los recursos, y hay mucho espacio para la información detallada. Por ejemplo, se pueden añadir paneles adicionales a los gráficos que hacen cosas como dar cuenta de cómo los costos de los materiales cambiarán con el tiempo.

Si eres un director de proyectos experimentado, puedes llevar tu sistema Microsoft Project al siguiente nivel con paneles interactivos que comunican el estado actual de tus proyectos. Sin embargo, para hacer esto necesitarás algunos conocimientos de programación y una suscripción separada a Microsoft Power BI.

microsoft project caracteristicas

Características introducidas en el Microsoft Project 2016

  • Vista de la línea de tiempo múltiple: Vea más de una vista de línea de tiempo mejorada visualmente para ayudar a visualizar las diferentes fases de su plan de proyecto. Desde esta vista, puede establecer tanto las fechas de inicio como las de finalización de cada línea de tiempo.
  • Compromisos de recursos: Solicite un recurso en el proyecto y su administrador de recursos puede aceptar o rechazar su solicitud. Si se acepta, el recurso se bloqueará para garantizar su disponibilidad.
  • Vistas de recursos: Un espacio designado para que los administradores de recursos vean y acepten o rechacen todas las solicitudes de recursos.
  • Mapas de calor de capacidad de recursos: Nueva función de informes que le permite ver rápidamente cómo se están utilizando sus recursos.
  • Tell Me: En lugar de buscar en Project o en los recursos de ayuda en línea, Tell Me, buscará cualquier solución que necesite.
  • Complementos: Los complementos de Microsoft Project son ahora más fáciles que nunca de integrar en su proyecto. Las aplicaciones de los socios de Microsoft pueden descargarse de la misma manera eficiente que las plantillas de la tienda de Office.
  • Nuevos temas: Cambie el tema de su proyecto por el tema que prefiera: colorido, gris oscuro y blanco.
  • Comentarios de la aplicación: Ahora puedes dar tus comentarios, opiniones y sugerencias directamente a Microsoft en la ficha Archivo haciendo clic en la sección Comentarios.

Cacterísticas introducidas en Microsoft Project 2013

  • Mejora de la información
  • Informes personalizables: Los usuarios pueden crear informes profesionales sin tener que exportar los datos a otro programa. Esto incluye la adición de imágenes, gráficos, animación, enlaces y más.
  • Informes preinstalados: Aprovecha al máximo las nuevas capacidades gráficas y de formato. Añade o elimina elementos de estos informes pre-creados, incluyendo el cambio de colores.
  • Informes de proyectos: Muestra el trabajo planificado, el trabajo completado y el trabajo restante como líneas en un gráfico. Dan un estado de un vistazo, permitiéndole saber si su proyecto está atrasado o adelantado.
  • Integración de Lync: Inicia una sesión de IM, un video chat, un correo electrónico o una llamada telefónica con miembros del equipo pasando el cursor sobre un nombre.
  • Rastree las rutas de las tareas: Ayuda a ordenar un complejo diagrama de Gantt permitiendo a los usuarios resaltar la cadena de eslabones – o la ruta de la tarea – para cualquier tarea. Al hacer clic en una tarea, todas sus tareas predecesoras aparecen en un color y todas sus tareas sucesoras en otro color.
  • Aumento del rango de fechas: Establezca las fechas del proyecto hasta el 31/12/2149 – un siglo más que los límites del Proyecto 2010.
  • Compartir Reuniones: En las reuniones en línea, los usuarios ahora pueden compartir informes, plazos o datos del proyecto exportados en forma de diapositivas de PowerPoint, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y notas de OneNote desde cualquier dispositivo compatible, incluso si Office no está instalado.
  • Almacenamiento en la nube: Permite a los usuarios acceder y compartir las programaciones del Proyecto, las hojas de cálculo de Excel y otros archivos de Office.
    Acceso en línea: Con Project Online, los usuarios pueden tener acceso a una versión completa del Proyecto desde casi cualquier lugar, incluso en equipos que no tengan instalado el Proyecto 2013.

Características introducidas en Microsoft Project 2010

  • Sincronización de SharePoint: Esta función permite publicar una programación de proyectos como una lista de tareas de SharePoint 2010 y recibir actualizaciones de las tareas de los miembros del equipo y mantener las dos coincidencias incluso cuando una u otra cambie.
  • Programación manual: Llamada «programación controlada por el usuario» por Microsoft, esta característica permite establecer la duración de las tareas y las fechas de inicio y finalización con un simple clic.
  • Texto de marcador de posición: Ahora puedes crear un plan de proyecto incluso si no tienes todos los detalles todavía. El Proyecto 2010 te permite introducir notas de texto en los campos Fecha o Duración y actualizarlas más tarde cuando conozcas los detalles.
  • Tareas activas e inactivas: También puede realizar un análisis de suposición positiva haciendo que las tareas estén activas o inactivas para ver qué impacto tiene en su calendario, recursos y presupuesto.
  • Vista de la línea de tiempo: Esta vista muestra el programa completo en un modelo que es fácil de entender y seguir para quienes no son administradores de proyectos.
  • Planificador de equipo: Esta función le permite arrastrar y soltar recursos (personas y materiales) para probar varios escenarios de proyectos.
  • Inspector de tareas: Si una tarea tiene un conflicto de programación o un recurso está sobreasignado, esta característica le permite solucionar el problema.

¿Cuánto cuesta instalar Microsoft Project?

Microsoft Project viene en dos formas: soluciones basadas en la nube y soluciones en las instalaciones. Los precios son diferentes.

Los precios de Microsoft Project en la nube

  • Profesional en línea: 25,30 (por usuario y mes)
    Prima en línea: 46,40 (por usuario y mes)

La versión Premium viene con características para la evaluación de ideas, la gestión de propuestas, la métrica de análisis y la presentación de informes de cartera.

Ambas versiones pueden complementarse con Microsoft Project Online Essentials. Esta es una herramienta que permite a los miembros del equipo colaborar en la nube. Su precio es de 5,90 € por usuario y mes y se paga aparte de las opciones Professional o Premium.

Precios de Microsoft Project en local

Si prefiere pagar una licencia única en lugar de suscribirse a un plan de suscripción continua, puede optar por una versión local de Microsoft Project. Hay tres de estas: Project Standard 2019, Project Professional 2019 y Project Server. Las dos primeras cuestan 849 y 1509 euros respectivamente, pero tendrá que solicitar un presupuesto directamente a Microsoft si está interesado en adquirir Project Server.Si prefieres instalar el software en tus propios ordenadores, tienes dos posibilidades:

  • Project Standard, 849 euros
  • Project Profesional, 1509 euros.

Los pagos son únicos, sin cuotas mensuales. Son opciones adecuadas para la gestión de proyectos en el sitio, para usuarios que no necesitan herramientas en la nube. Sólo puedes trabajar en ellos en los servidores de la red de la oficina.

Interfaz y uso

Si alguna vez has usado Microsoft Excel u otra herramienta de productividad de Microsoft, lo más probable es que te sientas como en casa al navegar por Microsoft Project. Al igual que otros programas de Office, las herramientas y los atajos se encuentran en una barra en la parte superior de la pantalla.

Sin embargo, «en casa» no significa «cómodo». Aunque Project puede parecer similar a Excel, necesitarás tener una base en los conceptos de administración de proyectos para entender completamente lo que está pasando en la interfaz de Microsoft Project. En la parte izquierda de la pantalla, encontrarás una hoja de cálculo relacionada con los datos de tareas y recursos. Mientras tanto, en la parte derecha hay una visualización interactiva de su agenda.

No hay ninguna aplicación para móviles que reproduzca la función del escritorio o la experiencia de Microsoft Project basada en el navegador. Sin embargo, hay un par de aplicaciones estrechamente relacionadas. En primer lugar, Microsoft ofrece la aplicación web Project Portfolio Dashboard, que permite diseñar informes completos del proyecto en el iPad. Y luego está la aplicación iOS y Android Project Microsoft Planner que puede sincronizar tus tareas personales y tu agenda desde Project Online.

Asistencia

Microsoft ciertamente no alcanzó su estatus como una de las marcas tecnológicas líderes en el mundo sin ofrecer un gran soporte al cliente. Si tiene algún problema con su suscripción o instalación de Microsoft Project, puede obtener ayuda de un agente de soporte técnico por teléfono.

La competencia

Mientras que Microsoft Projects carece de tutoriales amigables que le ayuden a instalarse rápidamente, competidores como Monday.com o Zoho Projects son tan intuitivos que apenas necesitan tutoriales en primer lugar. Microsoft Project es más poderoso que estas alternativas, pero su empinada curva de aprendizaje significa que sólo es una buena opción si necesitas las herramientas avanzadas que vienen con esta solución de gestión de proyectos.

Conclusión

Aunque no ganará ningún premio por su simplicidad, Microsoft Project sigue siendo una excelente herramienta de gestión de proyectos para profesionales experimentados. Su capacidad para prever los costos de los proyectos y asignar recursos basándose en detalles intrincados significa que puede simplemente ir más allá y hacer más que las soluciones de proyectos alternativos. Y puedes comprar y descargar Microsoft Project desde la web de Microsoft.