Software de gestión de almacenes: qué es, cómo funciona y cómo elegirlo

Cada vez hablamos más de digitalización de negocios y de comercio electrónico, a menudo olvidando que en una empresa, base de un proceso eficaz de optimización de recursos e innovación de operaciones, existe, en primer lugar, una gestión adecuada de la cadena de suministro y del almacén. La recepción y el almacenamiento de las mercancías, su rotación y su disponibilidad garantizan el funcionamiento lineal de los procesos, la eficiencia de los ciclos de producción y, sobre todo, la satisfacción del cliente. Aunque firmemente anclada en el mundo material y físico, la cuestión de la gestión de almacenes también puede beneficiarse enormemente de las soluciones digitales y de un enfoque inteligente. Esto se aplica a cada una de las fases y responsabilidades que se alternan a lo largo de la cadena de suministro. Veamos cómo.

Un breve resumen de los principales tipos de aplicaciones y software WMS (sistema de gestión de almacenes) para la gestión de almacenes, desde paquetes desarrollados ad hoc a módulos dedicados de grandes ERPs, hasta software libre. Y sus principales funciones, desde la gestión de stocks hasta la logística externa, que controla la distribución de los artículos a lo largo de la cadena de suministro.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es una aplicación de software de logística que ayuda a una empresa a gestionar los artículos o materiales en stock (gestión de inventario) y las operaciones de carga y descarga relacionadas.

El programa de gestión de almacenes le permite tener una imagen constantemente actualizada de los stocks de mercancías disponibles y de su ubicación en el almacén, y estima el agotamiento de los stocks mediante la planificación automática de las reordenaciones. Las funciones de un software de gestión de almacenes también se refieren a la gestión de artículos para atributos individuales, la gestión de códigos de barras, listas de materiales, incluso multinivel, la preparación de pedidos y envíos.

Además de las operaciones de gestión de inventario (picking y almacenamiento) – típicas de la logística interna, que controla los procesos de gestión de productos dentro de las instalaciones de la empresa – el software de gestión de almacenes también puede integrar características para la gestión de la logística externa, que controla la distribución de los artículos a lo largo de la cadena de suministro, y operaciones como el seguimiento de lotes de mercancías durante el transporte en el territorio, o la gestión de múltiples almacenes distribuidos geográficamente.

Paquetes de software logístico para pequeñas empresas

El software de almacén tiene múltiples funcionalidades. El espectro de funciones cubierto y el nivel de integración entre aplicaciones, así como el nivel de flexibilidad del programa de software para almacenes, en términos de actualización, estandarización y difusión, son discriminatorios y permiten clasificar el software de gestión de almacenes en diferentes categorías.

Existen, por ejemplo, paquetes de programas informáticos elementales de gestión de almacenes, programas de gestión de almacenes caracterizados por una cobertura funcional claramente limitada, y esencialmente circunscribibles a las funciones de gestión de inventario, gestión contable y administración. Estos software se adaptan en particular a organizaciones de pequeñas dimensiones, que generalmente cubren las demás funcionalidades utilizando paquetes de software separados, como por ejemplo los de productividad para la oficina, que incluyen software de gestión de hojas electrónicas. En los paquetes de software elemental, cada programa se mantiene independiente, y la integración de datos tiene lugar a través de operaciones de entrada manual, o a través de la exportación e importación de archivos de base de datos.

Otra categoría de software de gestión de almacenes y logística está compuesta por paquetes sencillos, normalmente fabricados por empresas nacionales de software, y con un conjunto bastante limitado de funciones, entre las que se incluyen la administración, la gestión de almacenes y la producción. Se trata de un software que con el tiempo ha sido objeto de una considerable personalización, para poder responder a las crecientes necesidades de las organizaciones.

Software de gestión de almacenes personalizado y software de gestión vertical

El software de almacén a veces no es suficiente. Cuando las necesidades del negocio son muy específicas, es necesario desarrollar el programa de gestión ad hoc, y disponer de un software de gestión diseñado internamente, o dejar la implantación a terceros. El software a medida se distingue por la marcada personalización de sus funciones, que muestran una buena integración entre sí. Los límites de estos programas están ligados a los tiempos de implementación y activación ampliados, lo que dificulta la adopción de tecnologías o arquitecturas de última generación. Además, cuando el software se vuelve obsoleto, el riesgo es no poder actualizarlo, ya que la persona que desarrolló el programa puede dejar de trabajar dentro de la organización.

Los programas de gestión vertical, por su parte, son aquellos en los que se desarrolla una considerable especialización funcional, necesaria para soportar los requerimientos, regulaciones y procesos propios de determinados productos y sectores industriales. Como resultado, estos sistemas de gestión suelen ser creados por empresas de software con experiencia consolidada en sectores específicos. En estos casos, el software para la gestión de almacenes es fundamental.

Programas integrales de gestión de almacenes que funcionan por procesos: ERPs

Cuando hablamos de ERP (Enterprise Resource Planning) nos referimos a un software de gestión que consiste en un conjunto integrado de programas empresariales. A diferencia del software de gestión más tradicional, organizado por funciones, las herramientas ERP operan por procesos, o más bien comparten procesos y modelos de datos comunes, cubriendo áreas operativas que van desde las finanzas hasta los recursos humanos (RRHH), producción, distribución, servicios y logística a lo largo de la cadena de suministro. La automatización de procesos de extremo a extremo también incluye sectores como LOB (línea de negocio), el departamento administrativo y de gestión de activos de la empresa.

En particular, con respecto al software de gestión de almacenes, la empresa de investigación Gartner definió recientemente el ERP «posmoderno» como una estrategia tecnológica que automatiza y conecta las funciones administrativas y operativas del negocio – por ejemplo, finanzas, recursos humanos, compras, producción y distribución – aplicando diferentes niveles de integración. La modulación de este último permite equilibrar las ventajas de un software de gestión completo, con la agilidad y flexibilidad de negocio derivadas del hecho de extender el software ERP más allá de las funciones administrativas, e integrarlo con las áreas operativas, como la gestión de pedidos, la producción, la logística y la cadena de suministro, con el fin de optimizar la eficiencia operativa.

Los ERPs pueden ser nacionales o internacionales: los primeros se caracterizan por una localización específica de funciones y procesos, con el fin de adaptarse a las regulaciones comerciales y fiscales de un país determinado. El software ERP Internacional, por otro lado, se convierte en un requisito para las empresas que están expandiendo su negocio en diferentes países, a través de múltiples oficinas y sucursales distribuidas geográficamente por todo el territorio. En estos casos, el software debe ser capaz, por ejemplo, de manejar diferentes monedas, diferentes requisitos, diferentes modelos de información financiera, impuestos y regulaciones comerciales y legales. La capacidad de actualizar el software también debe estar bien desarrollada, para apoyar automáticamente las diferencias regionales, en relación con los cambios y modificaciones de los tipos de cambio de moneda, los métodos de imposición y las normativas.

Gestión de inventario de código abierto

El software de gestión de almacenes es desarrollado por numerosos proveedores en el mercado: algunos de ellos proporcionan software de gestión con funcionalidad limitada a nivel local y nacional, mientras que otros comercializan ERPs con capacidades ampliadas de gestión de procesos a escala internacional. En Italia, los proveedores van desde nombres como TeamSystem y Zucchetti, hasta empresas globales como SAP, Oracle, JDA Software y Manhattan Associates, que en 2016, para los sistemas de gestión de almacenes, ocuparán el sector más codiciado del Gartner Magic Quadrant.

Sin embargo, el mercado no sólo se compone de programas de gestión de almacenes basados en código propietario o de «código fuente cerrado»: afortunadamente, para los amantes del modelo de desarrollo y entrega de código fuente abierto, en el sector se pueden encontrar muchos programas de gestión de inventarios basados en la filosofía del software «libre». Sólo por mencionar algunos nombres de programas de código abierto, entre los más comunes se encuentran programas como Odoo, Dolibarr, Opentaps, Phasis, Invoicex, Adempiere y Gestionale Open.

Cómo gestionar su almacén

El principio fundamental de la gestión del almacén y de los stocks es, como se ha dicho, el de la eficiencia. Cada elemento, cada recurso, cada gesto necesita una coordinación estudiada en función de los KPIs precisos y de los objetivos de negocio. El enfoque se desplaza, por tanto, de la dinámica interna del almacén para asumir una visión más amplia con respecto a la cual la logística, al igual que otras funciones estratégicas, sigue siendo una de ellas. Esto significa que cada acción realizada en el almacén debe corresponder a una traza precisa que se correlaciona con el registro de la documentación que acompaña a las mercancías. Sólo así es posible estudiar los movimientos dentro del almacén para sistematizarlos y que respondan a criterios de eficiencia que conciernen a toda la organización.

Documento de transporte (DDT): qué es, para qué sirve y cómo se elabora

Cada vez más importante y en el centro de las actividades de planificación de la gestión logística, la carta de porte (DDT) es el documento de identidad de las mercancías que pasan por el almacén. El DDT incluye una serie de información que califica tanto los bienes y servicios vendidos o recibidos como a los actores que desempeñan un papel en la transacción.

En concreto, para cumplimentarlo correctamente, es necesario insertar: los datos completos del número de IVA del proveedor y del cesionario, el número y la fecha del documento, la descripción de los bienes o servicios en el centro del contrato, la cantidad de bienes o servicios suministrados, la referencia de la persona encargada del transporte, incluida la posibilidad de contactar con un tercero como transportista externo. Se recuerda que el Documento de Transporte debe ser emitido antes de la entrega al cliente o de la entrega de la mercancía al transportista, con la posibilidad de transmitirlo por fax o correo electrónico al destinatario el mismo día del envío de la mercancía. Hoy en día es posible gestionar la carta de porte en formato digital: en este sentido, el proveedor y el cliente acuerdan activar un «diálogo» en formato electrónico estructurado que procede de forma paralela al flujo físico de mercancías (con su DDT). La información necesaria y esencial para ser incluida en el documento sigue siendo la misma, es diferente la forma de transmitirlo y almacenarlo.

Papel y tareas del almacenista

Como en cualquier otro proceso de negocio, las personas también están en el centro de las actividades del almacén. Son sus decisiones, su capacidad para evaluar situaciones, su conocimiento de los propios espacios, su experiencia en el control de inventarios lo que convierte a los trabajadores de almacén en el centro de cualquier plan para optimizar la recepción y el almacenamiento de mercancías. Sin embargo, en la fase previa debe haber una división estricta de las tareas: una buena organización del personal es esencial cuando se trata de una función que requiere la máxima precisión.

En efecto, las tareas del almacenista son diferentes, pero todas extremadamente delicadas: encargarse de la recepción de las mercancías entrantes, verificar el cumplimiento de la documentación adjunta y comprobar las condiciones de integridad; trasladar las mercancías de la zona de recepción a la zona de almacenamiento de acuerdo con los criterios establecidos con la dirección; compilar y actualizar el inventario y, sobre esta base, establecer los límites mínimos de existencias de vez en cuando; elaborar y controlar el DDT saliente y entrante; por último, organizar el envío de las mercancías y asegurarse de que los socios las atienden de forma precisa. Por esta razón, cada papel y cada gesto debe ser planeado con el mayor cuidado y precisión.

Cómo gestionar y garantizar la seguridad de los almacenes

Por otro lado, cuando se trata de logística, precisión es sinónimo de seguridad. La capacidad de controlar cualquier movimiento en detalle y hacer un seguimiento del tipo de mercancías entrantes y salientes, así como del proceso a lo largo de toda la cadena logística, es esencial para entender qué dispositivos y planes de activación se van a utilizar para preservar la seguridad de las personas, las cosas y la maquinaria dentro del almacén. Hablando de planes, a menos que usted tenga una división específicamente dedicada a la seguridad, debe involucrar a compañías especializadas para que se guíen hacia las soluciones que mejor se adapten a las necesidades específicas de su negocio. También debemos recordar que las amenazas y los riesgos evolucionan con los sistemas logísticos, con el software de gestión documental y con la misma fisonomía que el almacén. Por lo tanto, es necesario organizar regularmente cursos de formación que actualicen al personal tanto en lo que se refiere a las normas de seguridad como al funcionamiento correcto a medida que se introducen nuevos elementos y procedimientos.

El papel de la tecnología y el software para la gestión de almacenes

Hacer que las operaciones logísticas dentro y fuera del almacén sean más eficientes y seguras significa aprovechar la tecnología digital y el software. Podríamos hablar del Internet de los objetos y de la automatización en la gestión de máquinas y procesos. Pero incluso la mera introducción de un software de gestión que desmaterializa la mayoría de las operaciones de adquisición de datos y ayuda a racionalizar el procesamiento de archivos permitiría a cualquier organización dar un gran salto adelante en calidad. Desde las actividades de entrada de datos relacionadas con el DDT y el inventario hasta la presentación de informes en tiempo real sobre el movimiento de mercancías, con alertas oportunas sobre el logro de existencias mínimas o activos inmovilizados durante demasiado tiempo, pasando por el control del rendimiento en relación con los objetivos de productividad, el programa informático de gestión de almacenes ofrece ahora la posibilidad de tener, por una parte, una imagen constantemente actualizada de las existencias disponibles de mercancías y su ubicación en el almacén y, por otra, una estimación del agotamiento de las existencias mediante la planificación automática de las reordenaciones.

Con referencia al software de gestión de almacenes, Gartner ha definido el ERP «postmoderno» como una estrategia tecnológica que automatiza y conecta las funciones administrativas y operativas del negocio – por ejemplo, finanzas, recursos humanos, compras, producción y distribución – aplicando diferentes niveles de integración. De esta manera, los beneficios de la adopción del ERP se extienden más allá de las funciones administrativas, integrándose con las áreas operativas, como la gestión de pedidos, la producción, la logística y la cadena de suministro, con el fin de optimizar la eficiencia operativa.

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