Digitalización de documentos para empresas

En la década de 1990, los proyectos de digitalización a gran escala eran comunes para que las organizaciones pudieran trabajar en un entorno totalmente digital, eliminar archivadores, reducir el riesgo de pérdida o archivo erróneo y consolidar los procesos. A medida que las aplicaciones en la nube toman el relevo y las operaciones se vuelven móviles, el uso de los sistemas de archivo en papel está llegando a su fin. Esto ha dado lugar a muchas iniciativas nuevas para la digitalización masiva de archivos más antiguos, como facturas de proveedores, documentos de registro, archivos de recursos humanos, actas de reuniones y reuniones, documentos de terrenos y títulos, dibujos de ingeniería, etc., pero deben planificarse de manera que proporcionen los costos exactos de un proyecto de digitalización y tengan confianza en la calidad y la facilidad de uso de las imágenes digitalizadas.

Planificación del proyecto de digitalización

La planificación inicial debe confirmar exactamente qué documentos/archivos/carpetas necesitan ser escaneados, cómo se utilizarán o integrarán en su formato digital, cuánto almacenamiento utilizarán los documentos y su indexación y el coste real de escaneado, seguido de comprobaciones de calidad completas y la eventual carga de los documentos digitalizados.

Cálculo del tamaño y de los costes

Necesita saber el número exacto de archivos, páginas e imágenes que se van a escanear. Los factores a tener en cuenta en el cálculo del coste incluyen las siguientes características:

  • Documentos de una o dos caras
  • Color o blanco y negro
  • Documentos de oficina (impresos), datos fotográficos o una combinación de ambos
  • Número de campos de índice por página, por documento (varias páginas), por carpeta
  • Resolución de escaneado (por ejemplo, 300 dpi como estándar de oficina o 600 dpi para una resolución más alta)
  • Si se requerirá el reconocimiento óptico de caracteres (versión de texto con capacidad de búsqueda) del documento o si sólo se utilizará una imagen gráfica (por ejemplo, como un fax).

Preparación de documentos

Para que los documentos se puedan pasar por un escáner de alta velocidad, es necesario preparar los documentos de un archivo. Algunos ejemplos de los pasos de preparación incluyen:

  • Eliminación de clips y grapas y una forma de mantener juntos documentos de varias páginas (p. ej., uso de separadores u hojas de índice delante de cada nuevo documento).
  • Montaje de notas de tamaño impar (por ejemplo, notas adhesivas) en páginas de tamaño estándar
  • Eliminación de documentos de la carpeta
  • Captura de la información grabada en la ficha de la carpeta o dentro de la carpeta
  • Los sellos (impresiones en papel) a menudo se sombrean con un lápiz para resaltar el sello en el escaneado.

Enfoques de escaneo

Hay una variedad de metodologías de escaneo que son ofrecidas por oficinas de servicios de escaneo especializadas. Las opciones incluyen escaneo interno, escaneo por parte de la oficina de servicio local con recogidas y entregas controladas y programadas, y escaneo local con indexación off-shore.

Pruebas y verificación de muestras

Es una buena práctica preparar una muestra de archivos (por ejemplo, de 10 a 100) y realizar una prueba con un proveedor para clasificar todos los detalles antes de firmar un contrato de digitalización de gran tamaño. Seleccione aleatoriamente una muestra de los archivos físicos.

Por ejemplo, elija una carpeta cada seis. Complete el trabajo preparatorio para preparar el archivo o documento para escanearlo. Cree una hoja de registro con la carpeta del archivo y el número de identificación del documento que cuente tanto el número de páginas, el número de imágenes (para las páginas de dos caras) y los términos de índice para la carpeta y el documento. Cuando el proveedor devuelva las imágenes escaneadas, o después de completar el proceso de escaneado interno, revise las imágenes escaneadas y verifique que el número de documentos, páginas e imágenes sea el mismo que el registrado en la hoja de registro original y que la secuencia de páginas sea idéntica a la del original. No continúe con la implementación completa hasta que la precisión de la muestra sea del 100%.

Esta fase es crítica para asegurar que las imágenes digitalizadas finales sean utilizables y tengan la integridad del archivo original.

Aseguramiento de la calidad

Existen normas formales para la comprobación de la garantía de calidad. Además, los proveedores de servicios de escaneado masivo suelen ofrecer precios basados en el tipo y la frecuencia del control de calidad. Por ejemplo, durante el proceso de escaneo, ¿necesitará controles de calidad en el 100% de las imágenes o sólo en el 25% de las imágenes? Dependiendo de la naturaleza de los documentos, este factor puede afectar los costos, pero es fundamental para la integridad del conjunto final de imágenes escaneadas que no se produzcan desenfoques o mal funcionamiento del equipo (por ejemplo, zoom accidental de la captura de datos durante el escaneado).

Indexación de documentos

La cantidad de indexación tendrá un impacto en el costo de la digitalización. Parte de la información del índice puede capturarse electrónicamente (por ejemplo, mediante el reconocimiento óptico de caracteres) o mediante datos suministrados por el sistema. Por ejemplo, si ya existe un nombre y un número de empleado en una base de datos, capturar sólo el número de empleado permitiría extraer el nombre y la dirección para utilizarlos como índices de otros sistemas. Estos índices se denominan a menudo metadatos y deben integrarse en el documento real. La indexación a nivel de carpeta, documento o página es otra consideración. Cuanto más detallada sea la indexación, mayor será el coste y los requisitos de control de calidad.

Integración de documentos escaneados en el sistema

Una vez que los documentos escaneados estén completos, deberán cargarse en el sistema que hará referencia a estos documentos. Puede ser un sistema genérico de gestión de documentos o una aplicación específica que busca los documentos como respaldo. La carga de imágenes es a menudo un proceso lento y, a menudo, se requiere un software especial para acelerar el proceso.

Gestionar el acceso a los documentos en curso y su creación durante el proceso de digitalización

Es necesario planificar el acceso a los documentos que se van a escanear durante el período de escaneo. Por lo general, el escaneo por lotes minimiza el tiempo en que los documentos originales no están disponibles, y los proveedores pueden ofrecer un servicio para devolver un archivo «en proceso» en un plazo de 24 horas o hacer que el archivo esté disponible electrónicamente. Para los procesos que necesitan acceso continuo a los archivos en papel, se puede crear un archivo temporal para los documentos en papel que se crean durante el período de escaneo. Al final del proyecto, estos archivos temporales pueden ser escaneados antes de poner en marcha la versión digitalizada de los archivos.

Eliminación de los originales

Después de cargar y probar los archivos digitalizados, se debe tomar una decisión sobre el manejo de los originales. La mayoría de los proyectos no vuelven a recortar los documentos y contenidos de la carpeta, sino que los dejan tal cual y establecen una fecha de eliminación de los originales para que la versión digitalizada sirva de registro oficial y único.

Por lo tanto, la próxima vez que se le pida que «escanee todo», tendrá que hacer algunos deberes para evaluar correctamente el coste, el tiempo y el valor futuro de los archivos que está escaneando.

Ventajas de la digitalización y la captura de datos

Así que estás pensando en crear una organización sin papeles. La gente entiende lo que significa para una empresa no utilizar papel, pero los líderes necesitan razones para entender por qué una empresa lo haría. Muchos proyectos se vuelven muy complejos si se hacen correctamente y la subcontratación a un proveedor de servicios profesional puede ahorrar tiempo, dinero y frustración. A continuación se presentan algunas de las razones por las que una empresa debe trabajar sin papel:

  1. Aumento de la Productividad. A un empleado le toma un promedio de 12 minutos encontrar el documento en papel que está buscando. Con un plan de digitalización y digitalización de documentos bien ejecutado, esto puede reducirse a unos pocos segundos o menos. Los archivos digitales se pueden encontrar rápidamente sin tener que moverse de la ubicación.
  2. Eficiencia. El costo de la impresión y el papeleo puede ser exorbitante. Implica varios costes secundarios como la gestión de equipos, el mantenimiento de registros en papel y el coste del espacio.
  3. Fácil de acceder y siempre accesible. Mejor colaboración. Los documentos que han sido convertidos pueden ser fácilmente accesibles a través de la nube o el sistema utilizando cualquier dispositivo que tenga Internet, en cualquier lugar o en cualquier momento.
  4. Reconocimiento óptico de caracteres: Las técnicas de OCR junto con la indexación adecuada de los datos ayudan a buscar y acceder a los datos de forma eficiente, ahorrando tiempo y esfuerzo.
  5. Taxonomía e indización: los servicios de imágenes de documentos le ayudarán a crear una clasificación de alto nivel para sus documentos, de modo que pueda encontrar fácilmente los documentos que han sido escaneados. Una taxonomía bien diseñada aumentará los resultados de su búsqueda y la adopción de los empleados.
  6. Seguridad mejorada: un documento escaneado es un documento que se puede rastrear. Si es necesario, sólo algunos usuarios pueden acceder a los documentos y se pueden configurar flujos de trabajo junto con grupos de permisos para un individuo, lo que mejora la seguridad y mantiene la confidencialidad del documento.
  7. Preservación mejorada de la información, conservar los documentos durante más tiempo. La información almacenada en formatos de papel es información degradable, y se degrada aún más cada vez que se maneja manualmente. La creación de imágenes de documentos garantiza que los datos más importantes de su empresa se guarden y conserven para el futuro.
  8. Más espacio de oficina. La digitalización de documentos ahorrará espacio, vaciando áreas enteras dedicadas al almacenamiento y acumulación de papel.
  9. Comprobaciones rápidas. Se simplificarán los controles legales, fiscales o de procesos empresariales en general: los expedientes pueden organizarse y presentarse mucho más rápidamente si es necesario.
  10. Mejor servicio al cliente. En lugar de imprimir y enviar facturas o documentos a los clientes en varios lugares, la digitalización permite el envío instantáneo y comunicaciones mucho más rápidas y baratas
  11. Inmunidad frente a los riesgos naturales. Los incendios, las inundaciones y los desastres pueden poner en grave peligro la supervivencia de una empresa. Al hacer copias de seguridad de sus archivos y digitalizarlos, sus datos están siempre a salvo
  12. Un planeta más limpio. La digitalización de documentos no sólo es buena para su negocio, sino también para la Tierra, ya que reduce el desperdicio de papel y, por lo tanto, la deforestación y la eliminación de desechos.

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