9 consejos clave para gestionar y organizar los archivos de su ordenador

Organizar los archivos de tu ordenador puede ser complicado. Si no tienes cuidado, los archivos y las carpetas pueden convertirse en un desorden que dificulta la navegación y la búsqueda de lo que necesitas.

Por eso hemos reunido estas técnicas de gestión de archivos de Windows. No hay una forma perfecta de gestionar los archivos de un ordenador, pero estos consejos te ayudarán a crear orden a partir del caos.

1. Limpiar la basura

Lo más probable es que tengas muchos datos en tu ordenador que no necesitas. Tu primer paso debería ser encontrar y eliminarlos ya que no tiene sentido organizar los archivos no deseados. También es bueno limpiar tu disco duro para dar paso a nuevos datos.

2. Agrupar los archivos en carpetas

Las carpetas son la columna vertebral de una buena estructura organizativa. Permiten agrupar los archivos en colecciones lógicas.

De forma predeterminada, Windows viene con bibliotecas como Documentos e imágenes que puedes usar como punto de partida. En el Explorador de archivos, haga clic con el botón secundario y elija Nuevo > Carpeta para comenzar a crear.

Podría ayudar a planear la estructura de tu carpeta en algún papel antes de que te pongas a trabajar. Por ejemplo, ¿quieres dividir tu carpeta de fotos por evento, personas, lugar o algo más? ¿Quieres que tus documentos estén separados por la vida y el trabajo?

También puedes crear carpetas dentro de las carpetas. Dicho esto, trata de no hacer la jerarquía demasiado profunda, de lo contrario terminarás haciendo clic constantemente a través de las carpetas cuando intentes encontrar algo.

3. 3. Crear una convención de nombres consistente

Es mejor tener una convención de nombres consistente tanto para las carpetas como para los archivos. Debe estar claro lo que hay dentro sin necesidad de abrirlo, pero también debe ser relativamente conciso.

No olvides que el Explorador de Archivos puede mostrarte muchos metadatos geniales. En la Cinta, vaya a Ver > Añadir columnas. Aquí puede agregar columnas como Fecha de modificación, Tipo y Autores. Esto significa que no es necesario incluir esta información en los nombres de los archivos.

Algunos consejos generales:

  • Al usar números secuenciales al principio de los nombres, precede con ceros (por ejemplo, 001, 002) para ayudar en la clasificación.
  • Asegúrate de que la ortografía y la gramática sean correctas para que aparezcan correctamente en cualquier búsqueda.
  • No use abreviaturas. Pueden tener sentido en ese momento, pero probablemente olvidará lo que significan.

Si necesitas renombrar muchos archivos de una sola vez, usa una herramienta como la Utilidad de Renombramiento Masivo.

4. Acceder rápidamente a las carpetas y archivos

Es genial organizar los archivos en carpetas estructuradas, pero no es necesario navegar por esta estructura cada vez que se quiere encontrar algo. Windows tiene una búsqueda poderosa. Simplemente abre el menú Inicio, empieza a escribir y escaneará todo lo que haya en tu ordenador.

Puede fijar las carpetas a las que se accede con frecuencia en el menú Inicio. Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Anclar para empezar a hacerlo. Además, arrastra una carpeta a la barra de tareas para anclarla allí. A continuación, haz clic con el botón secundario en el icono del Explorador de archivos y aparecerá dentro de la sección Anclada.

file explorer view

Finalmente, puede ajustar el Explorador de Archivos para obtener una mejor visión general de sus datos. Cambie a la pestaña Ver en la cinta. Aquí puede elegir diferentes métodos de clasificación, activar el panel de detalles, cambiar el diseño y mucho más. Juega con estas opciones hasta que encuentres algo que te funcione. También puedes cambiarlas por carpeta. Por ejemplo, un diseño de iconos grandes es bueno para una carpeta de fotos, mientras que una lista funciona mejor para los documentos.

5. Utilizar proveedores de almacenamiento en la nube

Si a menudo colaboras en los archivos con otros o te mueves entre dispositivos como un portátil y un ordenador de sobremesa, puede ser un verdadero dolor seguir enviando archivos de un lado a otro. También es probable que termines con varios archivos en diferentes lugares, como tus documentos y correos electrónicos.

Una gran manera de superar esto es usar un proveedor de almacenamiento en la nube gratis. Estos servicios le ofrecen varios gigabytes de espacio para almacenar sus datos y sincronizarlos en todos sus dispositivos.

Los servicios decentes, como OneDrive o Google Drive, se integrarán directamente en el Explorador de Archivos para que puedas administrar todos tus archivos desde el mismo lugar.

6. Eliminar los duplicados y usar los atajos

Tener múltiples copias del mismo archivo es un juego peligroso. No sólo es un desperdicio de espacio de almacenamiento, sino que los cambios no se sincronizan entre ellos. Esto podría llevar a tener diferentes versiones del mismo documento, por ejemplo.

Los duplicados pueden ocurrir por accidente y puede ser un dolor para cazar manualmente. Por eso es mejor usar un programa como dupeGuru, que escaneará tu ordenador en busca de archivos duplicados -en nombre y contenido del archivo, incluyendo una búsqueda «difusa» de archivos similares- y te permitirá eliminarlos.

Las copias de los archivos a menudo surgen cuando se guardan en diferentes lugares. No lo hagas. En lugar de eso, usa atajos. Dentro de la carpeta, haz clic con el botón derecho del ratón y elige Nuevo > Atajo y sigue el asistente.

7. Usar las aplicaciones de Note-Taking

Si eres el tipo de persona que a menudo necesita anotar notas o pensamientos, no dejes archivos de texto perdidos en tu computadora. Piensa en las notas adhesivas físicas; están diseñadas como recuerdos temporales, no como una solución de almacenamiento permanente. Lo mismo ocurre con tu vida digital.

Considere la posibilidad de utilizar una aplicación para tomar notas como OneNote, Evernote u otra alternativa para tomar notas.

La mayoría de estas aplicaciones te permiten almacenar localmente y en línea. Están diseñadas principalmente para los desechos y tienen sus propias herramientas de organización. Es mucho mejor usarlas y mantener todo en un solo lugar.

8. Archivar los archivos antiguos si es necesario

A algunas personas les gusta crear una carpeta de «Archivo» en su ordenador y volcar viejos archivos en ella, pero eso es como barrer todo bajo la alfombra. Un archivo adecuado está diseñado para almacenar archivos a los que ya no necesitas acceder regularmente pero que aún así debes conservar. Por lo general, se mantiene separado de la unidad principal y también puede utilizar soluciones de almacenamiento más lentas y baratas.

windows 10 file properties

Para conocer el historial de un archivo, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Propiedades. Aquí puede ver cuándo se creó, modificó y accedió al archivo.

Es sencillo agrupar rápidamente los archivos en función de su fecha de modificación. En el Explorador de archivos, haga clic en el cuadro de búsqueda de la parte superior derecha y luego utilice el menú desplegable Fecha de modificación de la cinta. Puede vincular este parámetro con otras cadenas de búsqueda. Por ejemplo, puede buscar archivos DOC modificados por última vez en 2019.

Por lo general, sólo necesitas archivar si te falta espacio de almacenamiento en tu disco principal. De lo contrario, no hay ningún daño en mantener los datos antiguos siempre que estén organizados correctamente.

9. Cíñase al plan de su organización

No desperdicies todo tu trabajo de organización. Cíñete a tu plan. Puede ser muy tentador guardar un archivo rápidamente nombrándolo al azar y dejándolo en el escritorio. Hay muchas maneras mejores de almacenar sus archivos que el escritorio.

Si no sigues así, terminarás de nuevo en el lío de archivos en el que empezaste. Cuando crees o guardes un nuevo archivo, tómate un momento para darle un buen nombre y colócalo en la carpeta correcta. Tu futuro yo te lo agradecerá.

Organizar automáticamente sus archivos

Estos consejos seguro que te ayudarán a establecer una gran base para organizar tus archivos. Los días en que no puedes encontrar algo que necesitas ya han pasado. Sabrás exactamente cómo localizar el archivo que quieres.

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