OTIF para mejorar resultados

Un billón de dólares. Esto es lo que Walmart espera que las penalizaciones de los nuevos y más estrictos requisitos de la OTIF (On-Time, In-Full) se sumen a su resultado final. Es sólo una indicación de lo costosa e ineficiente que puede ser la cadena de suministro para todos.

Las políticas de la OTIF tienen por objeto racionalizar el rendimiento de la cadena de suministro para que los minoristas puedan competir con los proveedores de comercio electrónico. Bajo estos nuevos estándares, los proveedores que hacen negocios con Walmart deben cumplir consistentemente con un umbral de desempeño del 85% para envíos a tiempo y completos o se enfrentan a fuertes penalidades. Los proveedores que no cumplan con estos nuevos requisitos quedarán libres si no pueden ejecutar con éxito un plan para mostrar mejoras.

No es sólo Walmart. Otros grandes minoristas también están incrementando los estándares de rendimiento. Target ha eliminado recientemente los períodos de gracia para los envíos tardíos, ha aumentado las multas en esos envíos al cinco por ciento y ha anunciado un aumento de las multas de hasta 10.000 dólares para los envíos con información inexacta.

Todo esto se suma a una enorme presión añadida sobre los proveedores que necesitan alcanzar diferentes niveles de rendimiento por parte de los minoristas o pagar un precio elevado.

¿Qué es OTIF?

OTIF u On-Time, In Full, es una métrica utilizada por los minoristas para evaluar el desempeño de sus proveedores al medir la precisión y puntualidad de sus envíos. La tasa OTIF calcula el porcentaje total de envíos que un proveedor entrega a tiempo y completos. Este indicador clave de rendimiento es una forma rápida y sencilla para que los minoristas comprendan de un vistazo el rendimiento continuo de cada proveedor.

La OTIF parece intuitiva, pero es un estándar mucho más riguroso que los períodos de gracia de tres o cuatro días que muchos minoristas ofrecían anteriormente. Los pedidos que llegan con antelación o con documentación o embalaje inadecuados son tan problemáticos como los pedidos tardíos, ya que es posible que un minorista no haya previsto su llegada. Cuando las entregas cumplen con OTIF, la cadena de suministro de un minorista funciona como debe al gestionar un flujo continuo de productos desde el muelle del almacén hasta el estante de la tienda.

El desempeño de los proveedores es un problema masivo para Walmart, donde incluso los principales proveedores tienen un promedio constante de 10% de OTIF. El cambio hacia el cumplimiento de las normas de la OTIF es un gran ajuste y requiere un cambio de mentalidad y tal vez un cambio de herramientas para satisfacer las expectativas de rendimiento.

Cómo calcular el OTIF

En la economía actual, los minoristas tradicionales deben tener los productos adecuados en sus estanterías en el momento adecuado. Si la oferta no puede satisfacer la demanda, los consumidores pueden simplemente cambiar su comportamiento de compra en línea y obtenerlo en cuestión de días, si no de unas pocas horas. El endurecimiento de las normas de la OTIF es una forma esencial para que los minoristas puedan atender a los consumidores que prefieren recoger y tener un producto en sus manos antes de realizar una compra. Esto, sin embargo, requiere que el producto esté en stock y en los estantes.

El cálculo de la OTIF es una relación simple entre el número de casos que se recibieron exactamente como se solicitaron y el número de casos ordenados. Por supuesto, hay muchas maneras en que un proveedor puede pasar por alto esto, incluyendo:

  • Entregas anticipadas o tardías
  • Entregas parciales
  • Estantes que no tienen suministros

A los proveedores de carga completa se les impone una multa del 3% del valor de los bienes no conformes, mientras que a los proveedores de carga incompleta se les imponen multas del 3% del costo mensual de los bienes vendidos en los casos de incumplimiento. Aquellos que no alcancen los estándares (85% para FTL, 50% para LTL) deben crear un plan de acción que documente los pasos que tomarán para alcanzar el cumplimiento. Si esos planes fallan, los proveedores pueden arriesgarse a ser expulsados.

Cumplimiento de la norma de OTIF

Llegar a una tasa OTIF del 85% puede ser desalentador, especialmente cuando se consideran todas las cosas que pueden salir mal, desde el mal tiempo hasta los errores de selección. Para lograr esto, los proveedores deben mantener una fuente de verdad con datos en tiempo real y encontrar una mejor manera de anticiparse a futuras complicaciones.

Para llegar a esa operación sin fricciones y sin problemas, se requieren sistemas que le permitan planificar y pronosticar mejor el futuro. No se puede tener demasiado inventario ocupando espacio en un almacén, pero tampoco se puede arriesgar a un déficit. Coordinar los pedidos con plazos de entrega de 90 días puede parecer complicado, pero cuando mejore su capacidad para analizar y pronosticar las necesidades de minoristas y consumidores, puede planificar mejor con meses de antelación para que esos pedidos lleguen al punto óptimo justo a tiempo.

A tiempo

La primera mitad de OTIF se trata de un flujo de datos racionalizado y eficiente a través de su organización. El Intercambio Electrónico de Datos, o EDI, es vital aquí. La información – en este caso, los pedidos del minorista – debe fluir sin problemas en cada paso del proceso. Su ERP es más efectivo con EDI integrado, que con un sistema atornillado de terceros, por lo que no hay retrasos en los datos y los pedidos pueden pasar directamente del minorista a su sistema sin necesidad de ser introducidos manualmente.

Un sistema integrado de gestión de almacenes también ayuda en este caso. Cada paso del proceso puede ocurrir dentro de su ERP de bienes de consumo, desde la recepción de pedidos hasta la identificación de los productos en su almacén, pasando por el contacto con la empresa de transporte, la programación de la entrega con Walmart y el picking y el embalaje.

Cuando todo esto se combina en un solo sistema empresarial – ERP con EDI, WMS y Planificación de la Demanda integrados – se obtienen datos en tiempo real que ayudan a que los pedidos entren y salgan de la empresa con mayor rapidez.

En su totalidad

Cumplir con el segundo aspecto de la OTIF requiere que cada embarque debe coincidir con la cantidad exacta ordenada. Para ello se requiere la previsión de un sistema ERP construido para gestionar el proceso de importación de productos con plazos de entrega muy largos. Un sólido módulo de planificación de la demanda le permite tomar decisiones con datos de fuentes que incluyen registros de puntos de venta, pronósticos de minoristas, tendencias históricas, estacionalidad y mucho más para que pueda echar un vistazo al futuro.

No se puede cumplir con el requisito de «En su totalidad» de la OTIF si no se dispone de inventario, y ser capaz de planificar con antelación con previsiones sofisticadas es un elemento necesario para cumplir con ese requisito. Si Walmart va a necesitar una cantidad fija de su producto en un par de meses, usted necesita saber que está ordenando eso ahora, y una herramienta de planificación de la demanda que incorpore esos plazos de entrega puede ayudarlo a asegurarse de que esté listo cuando llegue un pedido.

«La clave para mantener la calificación de su OTIF en un nivel alto, aparte de la obvia’envío completo’, es realizar auditorías de tiempo de entrega continuamente», dijo Glen Levitan, Director Financiero de Over and Back, Inc. «Rastrear cuánto tarda la carga en llegar a un centro de distribución en comparación con el tiempo de entrega actual puede marcar la diferencia».

Este tipo de sistema puede ajustarse sobre la marcha, teniendo en cuenta cuando hay números más fuertes en el punto de venta y alertándole para que ordene más para que pueda anticiparse al aumento de la demanda.

Poniendo todo junto

La combinación de la potencia de un módulo adecuado de previsión de la demanda con la gestión integrada de EDI y almacén permite a los proveedores alcanzar ese equilibrio de cumplimiento justo a tiempo. Usted puede cumplir con los estándares más estrictos de OTIF con el ERP adecuado enfocado en la industria que le permite tomar decisiones en tiempo real con visibilidad en cada paso del proceso.

La utilización de estas herramientas no sólo le proporciona una ventaja competitiva y refuerza la relación con sus socios, sino que también mejora toda la cadena de suministro. Cuando los productos fluyen sin problemas de los productores a los distribuidores y de éstos a los minoristas, todos ganan obteniendo los máximos beneficios con los mínimos costes.

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Cómo su ERP le ayudará a lograr sus objetivos a tiempo y en su totalidad
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