Elegir adecuadamente un Consultor ERP

La selección e implementación de un sistema ERP es un evento poco común y que se suele dar muy pocas veces en una empresa. Pocas organizaciones aceptarán este desafío más de una vez en una década. Muchas personas nunca tendrán una oportunidad en toda su carrera. Hacerlo bien e implementar correctamente el sistema ERP puede servir para crear y mantener un negocio en los años venideros, mientras que hacerlo mal puede llevar a tu empresa al final. La mayoría de las empresas y organizaciones utilizarán consultores para complementar los sistemas de gestión que ya tienen. Los consultores de ERP se especializan en seleccionar e implementar sistemas ERP para sus clientes. Ese es su trabajo y la mayoría son buenos en esos trabajos.

Aquí vamos a señalar algunos de los pasos a seguir a la hora de elegir un consultor de ERP con garantias.

Tipos de consultores

Ahora es el momento de empezar a hablar con posibles consultores de ERP. Hay personas en muchas disciplinas que se especializan en proyectos de implementación de ERP. Hay empresas con especialización en ERP que emplean o utilizan contratistas examinados para realizar las tareas necesarias. Hay empresas de consultoría locales e internacionales que tienen las capacidades necesarias para la selección e implementación de ERP y pueden emplear otro departamento para sugerir mejoras de marketing. Puede decidir contratar a alguien para que le ayude a seleccionar su ERP y a otra empresa para que le ayude con la implementación. Hay muchas posibilidades y la mayoría puede llevar perfectamente a un resultado de éxito.

Todas estas personas y empresas tienen habilidades y experiencia en ERP que usted nunca podría acumular trabajando en su propio negocio. Sin embargo, para la selección, usted querrá hacer una elección que tenga un repercusión beneficiosa para su empresa. Además, para la implementación, usted quiere ayuda experimentada con el ERP en concreto que usted ha elegido.

Se necesitan muchas habilidades diferentes. Si decide trabajar con un contratista individual, es probable que necesite varios contratistas diferentes durante el proyecto. Su elección puede tener una red necesaria de otros contratistas y, con suerte, todos ellos tendrán tiempo para su proyecto. Si usted elige trabajar con una firma más grande, esa firma ya tiene la red de habilidades necesarias disponibles.

Requisitos

Como cualquier consideración en lo que engloba a los sistemas ERP, la definición de sus necesidades es lo primero. Pida a cada grupo o departamento de su empresa que enumere los requisitos específicos y mensurables en los que el ERP elegido beneficiará a esos departamentos y a toda la empresa. Deberá celebrar reuniones y compartir estas listas. Al final, usted debe tener una idea común sobre ciertos requisitos con los que toda la organización está de acuerdo y la lista está priorizada con los elementos obligatorios y los elementos importantes a tener para todos los departamentos. Estos requisitos para su ERP son los que necesita. Cualquier consultor que usted traiga estará en su empresa para ayudarle a seleccionar el ERP correcto y guiarle hacia el cumplimiento de esos requisitos mediante la configuración adecuada de ese ERP.

Recursos y análisis de deficiencias

Pocas organizaciones disponen de todos los recursos necesarios para evaluar y aplicar la planificación de los recursos institucionales: los puestos de trabajo son demasiados y es poco probable que la experiencia total esté disponible. Los recursos necesarios incluyen los necesarios para gestionar las facetas del ERP, así como los necesarios para continuar con el trabajo que las personas asignadas al proyecto hacían en su día a día antes del proyecto. En muchos casos, esas necesidades de recursos se limitarán al proyecto de planificación de los recursos institucionales y dejarán de ser necesarias en el futuro, por lo que tendrá sentido que los consultores que puedan ayudar lo hagan durante un tiempo limitado. Más que tiempo, habrá habilidades necesarias para un tiempo limitado, como la conversión de datos. Habilidades que son específicas, importantes ahora, e innecesarias después.

Cultura de la empresa

Antes de comenzar a evaluar quién desempeñará los roles necesarios, asegúrese de entender la cultura de su propia empresa. ¿Es su organización una organización que busca el consenso antes de tomar cualquier decisión? ¿Las decisiones exitosas se toman después de un análisis detallado o sólo el personal ejecutivo las toma con poca conversación? No hay una cultura perfecta, pero la gente en su negocio está allí porque encajan en su cultura. Esas personas a corto plazo que se contratan para implantar el proyecto ERP también deben encajar en la empresa.

Gestor de proyectos

Esta posición está en el corazón de cualquier proyecto que busque el exito de ERP. Algunos decidirán utilizar a una persona de sus propios consultores porque ya tienen los antecedentes y conocen al personal consultor. Otros utilizarán a una persona de su propio negocio. Esta puede ser una excelente manera de desarrollar a una persona con potencial con un proyecto importante que es crítico para todos los departamentos. Mantener al gerente de proyecto dentro del negocio también ayuda a recordar a todos que este es un proyecto para el negocio y no algo instalado desde afuera que pueda ser ignorado.

Clasifique y evalúe a sus candidatos

Desarrolle su propio sistema de calificación para comparar a todos los consultores y contratistas que solicite para presentar ofertas. También es importante acordar dentro de su equipo qué factores son los más importantes y clasificar a los candidatos en su escala para ayudar a determinar cuál es el que mejor se ajusta a sus necesidades y cultura.

Los factores a considerar podrían ser estos:

  • Tiempo de permanencia en el negocio
  • Fortaleza financiera de la empresa consultora
  • Recomendaciones de fuentes fidedignas
  • Especialización en el sistema ERP de su elección
  • Especialización en su nicho de negocios
  • Experiencia del personal consultor específico en áreas específicas tales como capacitación, pruebas, etc.
  • «Encajar» con tu forma de trabajar. ¿Puede trabajar con este consultor durante un tiempo prolongado?
  • Evalúe también al personal consultor. ¿Con quién trabajarás realmente?

Pida a los miembros de su equipo que entreguen sus propias clasificaciones. Luego sume los totales y tome un promedio para cada punto. Observe cuidadosamente los rangos atípicos, si cuatro miembros del equipo dieron una puntuación de uno y uno le dio un cinco, el promedio es dos, pero probablemente significa que el consultor no encaja.

Áreas específicas en las que su consultor puede aportar su experiencia

Pida orientación para establecer la estructura de gestión del proyecto. Los consultores lo han hecho antes y deberían ayudar con las mediciones y los métodos de comunicación.

Su personal de TI necesitará ayuda con la conversión de datos. Si bien están familiarizados con la estructura de datos heredada, tendrán que aprender el nuevo sistema. Su consultor debe saber la secuencia correcta para cargar los datos en varias tablas para pasar todas las validaciones del sistema.
Sus consultores deben sugerir herramientas de pruebas automatizadas que conozcan. También deben proporcionar orientación en la configuración de los procesos de prueba y, al principio, conocerán la causa de los errores de prueba hasta que su equipo se familiarice más con el nuevo ERP.

Es posible que sus asesores tengan un experto en capacitación que pueda ayudarlo a desarrollar los materiales de capacitación que deberá usar. Ese experto también puede preparar a sus empleados que ya son buenos en su propio trabajo pero que aún no son entrenadores expertos, ahora se denominarán «superusuarios». Esos superusuarios serán los entrenadores principales después de que los consultores se hayan ido y se contraten nuevos usuarios en el futuro.

En el día de la puesta en marcha, lo ideal será gestionar la conversión inmediata y el primer uso real de su nuevo ERP con su propio equipo. Lo principal normalmente es querer que los miembros de su grupo de consultores estén listos y esperando para arreglar rápidamente cualquier problema que surja y proporcionar una ayuda de última hora para algún usuario que «olvidó» su entrenamiento en un momento de nervios ante el nuevo sistema.

Evaluación en curso

El proyecto por fín ya está en march, y ahora ¿que?. La evaluación debe continuar. Pida a los miembros de su equipo que mantengan un registro de sus experiencias con su equipo de consultores. ¿Llegaron a tiempo? ¿Qué tan concuerdan con su cultura? ¿Le han proporcionado el asesoramiento y el apoyo que usted espera? Probablemente no despedirá al grupo de primeros consultores, pero los miembros individuales podrían necesitar una corrección en el inicio de la implementación. No deje que los problemas se agraven, así su proyecto funcionará perfectamente. Sus consultores quieren una buena impresión general y poder completar su misión a su satisfacción.

Necesitará complementar su equipo con consultores para un proyecto de esta magnitud. Asegúrese de que entiendan que su papel es proteger sus intereses. Encuentre ayuda con la experiencia adecuada y la metodología probada. La selección e implementación de su ERP se puede hacer a tiempo y dentro del presupuesto perfectamente.

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