¿Qué es la Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?

La Gestión de los Procesos de Negocio es un gran reto en la mayoría de las organizaciones. Las empresas no están invirtiendo suficientes esfuerzos en la racionalización de sus procesos de negocio debido a la falta de conciencia sobre sus repercusiones. Aquí tiene una guía definitiva para administrar sus procesos de negocio con la ayuda de la automatización.

La Gestión de Procesos de Negocio es la forma en que una empresa crea, edita y analiza los procesos predecibles que constituyen el núcleo de su negocio.

Cada departamento de una empresa es responsable de tomar alguna materia prima o datos y transformarlos en otra cosa. Puede haber una docena o más de procesos centrales que cada departamento maneja.

Con Business Process Management, una empresa da un paso atrás y analiza todos estos procesos de forma total e individual. Analiza el estado actual e identifica áreas de mejora para crear una organización más eficiente y efectiva.

¿Qué es un proceso de negocio?

Un proceso empresarial es cualquier secuencia de eventos o tareas que se deben realizar para que una empresa funcione. Por ejemplo, la compra de un cliente que resulta en la entrega es un proceso empresarial clave que existe en muchas organizaciones.

¿Esto es como la gestión de tareas con Trello y Asana?

La gestión de procesos empresariales no es ni la gestión de tareas, que se centra en tareas individuales, ni la gestión de proyectos, que gestiona flujos únicos o impredecibles.

La gestión de tareas consiste en manejar u organizar un conjunto de actividades que surgen de un proyecto. Estos proyectos son a menudo puntuales y no repetibles. Cuando estos proyectos están bien organizados, como en la construcción, se utiliza un software de gestión de proyectos como’Microsoft Project’. Trello y Asana son buenas herramientas para gestionar tareas en proyectos ad-hoc.

La gestión de procesos de negocio se centra más en los procesos repetitivos y continuos que siguen un patrón predecible, o gestión de procesos.

Obtenga más información sobre la gestión de proyectos frente a la gestión de procesos frente a la gestión de tareas

¿Por qué es importante la gestión de procesos de negocio?

Cuando se dejan desorganizados y sin sistematizar, los procesos de negocio deficientes pueden llevar al caos. A nivel individual, las personas sólo ven una parte de un proceso, y muy pocos pueden explorar y ver los efectos completos de un proceso, dónde comienza y termina, los datos clave necesarios y dónde se encuentran los cuellos de botella y las ineficiencias potenciales.

Los procesos caóticos y no gestionados perjudican al negocio y conducen a uno o más de estos escenarios:

  • Tiempo perdido
  • Más errores
  • Incremento de la culpa
  • Falta de datos
  • Empleados desmoralizados

La aplicación de organizaciones de gestión de procesos de negocio puede mejorar sus procesos y mantener todos los aspectos de las operaciones funcionando de forma óptima.

Aquí están los Pasos en la Gestión de Procesos de Negocio:

Paso 1: Diseño

La mayoría de los procesos incluyen un formulario para recopilar datos y un flujo de trabajo para procesarlos. Construya su formulario e identifique quién será el dueño de cada tarea en el flujo de trabajo.

Paso 2: Modelo

Representar el proceso en un diseño visual. Fijar detalles como plazos y condiciones para dar una idea clara de la secuencia de eventos y el flujo de datos a través del proceso.

Paso 3: Ejecutar

Ejecute el proceso probándolo en vivo con un grupo pequeño primero y luego ábralo a todos los usuarios. Asegúrese de restringir el acceso a la información confidencial.

Paso 4: Monitor

Vigile el proceso a medida que se ejecuta en el flujo de trabajo. Utilice las métricas correctas para identificar el progreso, medir la eficiencia y localizar los cuellos de botella.

Paso 5: Optimizar

A medida que analiza, observe cualquier cambio que deba hacerse en su formulario o flujo de trabajo para que sean más eficientes. Considere los pasos para mejorar los procesos de negocio.

¿Cuáles son los distintos tipos de gestión de procesos de negocio?

Los sistemas BPM se pueden categorizar en función de la finalidad a la que sirven. Aquí están los tres tipos de gestión de procesos empresariales:

BPM centrada en la integración:

Este tipo de sistema de gestión de procesos de negocio maneja los procesos que principalmente saltan entre sus sistemas existentes (por ejemplo, HRMS, CRM, ERP) sin mucha participación humana. Los sistemas de gestión de procesos empresariales centrados en la integración disponen de amplios conectores y acceso a la API para poder crear procesos que se mueven rápidamente.

BPM centrado en el ser humano:

El BPM centrado en el ser humano es para aquellos procesos que son ejecutados principalmente por humanos. Éstos a menudo tienen muchas aprobaciones y tareas realizadas por individuos. Estas plataformas se destacan por su interfaz de usuario amigable, notificaciones fáciles y un rápido seguimiento.

BPM centrado en el documento:

Estas soluciones de gestión de procesos de negocio son necesarias cuando un documento (por ejemplo, un contrato o acuerdo) se encuentra en el centro del proceso. Permiten enrutar, formatear, verificar y obtener la firma del documento a medida que las tareas pasan a lo largo del flujo de trabajo.
La mayoría de los sistemas de gestión de procesos de negocio podrán incorporar elementos de cada uno de ellos, pero cada uno de ellos tendrá normalmente una especialidad.

¿Cuáles son los beneficios de la incorporación de la gestión de procesos de negocio?

Estos son algunos de los principales beneficios de usar BPM en su negocio:

  • Obtener el control de procesos caóticos y difíciles de manejar
  • Crear, mapear, analizar y mejorar los procesos de negocio
  • Ejecute las operaciones diarias de forma más eficiente
  • Realizar objetivos organizacionales más grandes
  • Avanzar hacia la transformación digital
  • Mejorar y optimizar las operaciones enredadas
  • Realice un seguimiento exhaustivo de los elementos individuales a medida que se mueven a través de un flujo de trabajo

Ejemplos de Gestión de Procesos de Negocio:

Recursos Humanos:

¿Alguna vez ha sentido que el proceso de integración de su organización es demasiado complejo y caótico? ¿Su departamento de RR.HH. pide a los candidatos que rellenen formularios en papel que los agotan? Esto se debe a que su departamento de RRHH carece del principio de Business Process Management (BPM). La aplicación de la gestión de procesos empresariales le ayuda a automatizar sus procesos de recursos humanos de principio a fin, reduciendo así los costes, el tiempo y los formularios en papel. A continuación se presentan un par de ejemplos de cómo la gestión de procesos empresariales ayuda a su departamento de RRHH a mejorar sus procesos:

  • Aprobar las hojas de horas de los empleados más rápido
  • Nuevas contrataciones sin complicaciones

Ventas:

En la mayoría de las organizaciones, el equipo de ventas dedica una cantidad significativa de tiempo a la coordinación con el equipo de Cuentas por Cobrar (AR), para obtener la aprobación de las facturas de ventas. Incluso un pequeño error en las facturas, arruina la vida de los vendedores. Aquí es donde la gestión de procesos de negocio entra en escena, ya que automatiza el proceso de aprobación de facturas, eliminando así la posibilidad de errores manuales y las aclaraciones de ida y vuelta entre el personal de ventas y el equipo de AR. A continuación se presentan un par de escenarios en el departamento de ventas, donde la gestión de procesos de negocio puede ayudarles a racionalizar sus procesos:

  • Acortar los flujos de trabajo de su ciclo de ventas
  • Llegar a tiempo a las cotizaciones y facturas

Finanzas:

El equipo de finanzas es el que es bombardeado con formularios en papel y correos electrónicos todos los días, ya que todo lo que involucra dinero tiene que pasar por ellos. Por ejemplo, si el equipo de gestión de activos quiere comprar 50 ordenadores portátiles, envían la oferta que recibieron del proveedor al equipo de finanzas para que la aprueben. Este es sólo un caso. Imagínese, cuántos correos electrónicos o formularios en papel recibirían diariamente de varios equipos. Sin un sistema en su lugar, será engorroso para ellos manejar todo esto. El que les ayuda a gestionar estos procesos es esencialmente el sistema de gestión de procesos de negocio (BPM). A continuación se presentan un par de escenarios en el departamento de finanzas, donde la gestión de procesos de negocio se presenta como una gracia de ahorro:

  • Autorizaciones con un solo clic para solicitudes de viaje
  • Personalice los flujos de trabajo para escenarios únicos

Presenta todas las herramientas de gestión de procesos de negocio competentes que debería tener

  • Herramienta visual de diagramación de procesos
  • Diseñador de formularios de arrastrar y soltar
  • Control de acceso basado en roles
  • Soporte Móvil
  • Potentes funciones de administrador
  • Inicio de sesión único (SSO)
  • Integración con sistemas de software existentes
  • Informes y análisis
  • Rendimiento para grandes bases de usuarios
  • Métricas de Desempeño de Procesos

Usted necesita entender lo que un buen sistema de gestión de procesos de negocio debe tener, y lo que usted debe estar buscando. Busque características clave de diferentes proveedores y descubra sus necesidades únicas.

¿Es realmente caro el BPM?

Normalmente, sí. El sistema de gestión de procesos de negocio (BPM) puede ser bastante complejo. La instalación de una solución en las instalaciones puede costar más de 250.000 dólares si se incluyen los costos de tecnología y consultoría.

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Business Process Management o gestión de los procesos de negocio, ¿Qué es?
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La mayoría de los sistemas BPM utilizan un formulario como una forma de capturar y editar datos a lo largo del proceso. Qué es Business Process Management
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