Qué es Alfresco

Alfresco (Alfresco Digital Business Platform – ADBP),  es un software open source de gestión empresarial integral; con el que puedes realizar infinidad de tareas para mejorar la productividad de tu organización, sea cual sea el sector de tu empresa o el área en el que trabajes dentro de la misma.

Alfresco puede dar soporte a los departamentos de marketing, recursos humanos, contabilidad, administración, trabajos de project management… puesto que es una herramienta muy versátil y útil para infinidad de tareas. Ahora veremos algunos ejemplos.

Para qué se utiliza Alfresco

Como decíamos, Alfresco se puede utilizar para infinidad de tareas dentro de una empresa. Entre otras labores, nos sirve para administrar contenido, trabajar de forma colaborativa en nuestra organización, administrar registros o gestionar flujos de trabajo.

Veamos algunas funcionalidades reales, aplicadas en diferentes empresas realizadas por un partner de Alfresco en España. Por ejemplo, la agencia de marketing APS, utiliza Alfresco para gestionar todo el proceso de creación de sus diferentes creatividades para publicidad. Lo usan, por un lado, como un repositorio de toda su documentación (logos, videos, fotografías, diseños…) y, por otro lado, para aplicar flujos de trabajo. Un ejemplo sería: El diseñador sube la creatividad que tiene que ser aprobada por el director de arte y hasta que este no lo aprueba, todo a través de Alfresco, no es enviada de forma automática al community manager para que lo use en sus publicaciones.

Otro ejemplo sería la gestión de manuales de vuelo realizada por Swiftair. Esta aerolínea contaba con toda su documentación en papel y necesitaba digitalizarla pero, además, quería asegurarse que todos su personal de a bordo la revisaba, pues es obligatorio. Para ello crearon una app en la cual pueden asegurarse, gracias al control de versiones y los flujos de trabajo de Alfresco, quién lee qué y cuándo. Además de convertirse en una empresa 100% paperless.

Qué características tiene Alfresco

Alfresco cuenta con unas características bien diferenciadas de otros ERP.  Vamos a ver sus rasgos principales que la diferencian del resto.

  • Open Source: Muchos ERP no son un software libre, lo que les convierten en herramientas más estáticas. En el caso de Alfresco, al ser open source, aporta una libertad casi ilimitada a la hora de customizar nuestra herramienta.
  • Gestión del contenido: Con Alfresco puedes gestionar toda la documentación que tengas en su plataforma de forma súper exhaustiva. Puedes realizar búsquedas por metadatos para encontrar únicamente lo que necesitas, puedes gestionar permisos para que cada usuario vea solo lo que debería ver y, además, puedes visualizar todas las versiones que ha habido de un documento.
  • Colaboración empresarial: Alfresco nos permite la cooperación con partners, proveedores o clientes. Al contar con la nube híbrida de Alfresco, se puede compartir cualquier contenido con usuarios externos en las carpetas sincronizadas.
  • Registros / Gestión de Cumplimiento: Alfresco cuenta con un producto que incluye todas las funcionalidades necesarias para cumplir los estándares que el Departamento de Defensa (DoD) 5015.02 decreta para la gestión de registros.  De hecho, estamos ante el único software open source que cumple con la DoD.
  • Business Process Management: Alfresco se trata de uno de los pocos ERP que aporta auténticas capacidades de Business Process Management (BPM). Mirándolo de parte de la integración, Alfresco Activiti es una solución open source compatible con BPMN 2.0 y con un gran conjunto de APIs.

Ventajas y desventajas de Alfresco

Enumerar las ventajas de Alfresco frente a otras plataformas nos puede llevar varios párrafos, por eso veremos aquí un resumen de los principales beneficios de Alfresco.

  • Posibilidad de desarrollo más dinámico.
  • Creación de contenido desde diversas fuentes: CMSs, blogs, paquetes ofimáticos (Office y OpenOffice).
  • Búsquedas totalmente personalizables gracias a los metadatos.
  • Alfresco es colaboración, pero también gestión documental y CMS.
  • Calendarios individuales y de equipo, feeds de actividad, tableros de discusión.
  • Multiplataforma (Java).
  • Alfresco puede trabajar con Oracle, PostgreSQL, MySQL, Amazon Aurora y SQL Server.
  • Creación de flujos de trabajo.

En el lado de las desventajas, se trata de una herramienta que cuenta con dos versiones, una gratuita y otra de pago. Lo cierto es que la versión gratuita es muy útil para empresas pequeñas y con pocos usuarios de la herramienta. El inconveniente es que la versión de pago tiene un precio algo elevado, por lo que no cualquier empresa puede permitirse utilizarla.

Por otro lado, al ser una herramienta open source y totalmente personalizable, necesitarás de desarrolladores expertos para poder personalizarla y adaptarla a las necesidades de tu organización.

Conclusiones

En resumen, Alfresco es mucho más que un ERP. Las posibilidades a la hora de trabajar con esta herramienta son prácticamente infinitas y es una herramienta indispensable para automatizar tareas en nuestra organización, así como un gran gestor documental.

Si buscas una herramienta que se adapte totalmente a tu organización y a las necesidades de la misma, definitivamente Alfresco es el software que necesitas.