¿Qué priorizar a la hora de implantar un ERP?

Cuando su organización decide implementar un nuevo sistema ERP, puede ser un momento emocionante para los empleados. Existe la esperanza en el horizonte de que las tediosas soluciones o lagunas funcionales dentro del sistema actual sean reemplazadas por un sistema mejor y más avanzado.

Es probable que sus empleados hayan empezado a hacer listas de deseos tan pronto como usted anunció el proyecto ERP. Estas listas de deseos continuarán creciendo hasta que alguien (probablemente la dirección del proyecto) le recuerde al equipo las limitaciones del proyecto.

Cualquiera que tenga experiencia en la gestión del cambio organizacional le dirá que el entusiasmo por una nueva implementación de ERP es un factor clave de éxito en la adopción de los usuarios. Si bien rechazar las listas de deseos de los empleados debido a limitaciones de presupuesto o de tiempo puede disminuir el entusiasmo, también debe controlar el alcance del proyecto.

Entonces, ¿cómo se implementa una nueva solución ERP al mismo tiempo que se garantiza la viabilidad del proyecto y el compromiso de los empleados? La respuesta es la priorización de los requisitos de ERP antes que la selección de ERP.

Priorizar los requisitos de software ERP puede parecer una tarea sencilla, pero cuando todas las partes de la empresa creen que sus requisitos funcionales son los más importantes, es posible que se encuentre en un punto muerto. Afortunadamente, hay varias estrategias que puede utilizar para ayudar a su equipo a alcanzar un consenso y asegurar un proyecto de ERP exitoso:

Aclarar los objetivos y el alcance del proyecto

Usted puede estar familiarizado con el «triángulo de gestión de proyectos» o «triple restricción», donde el alcance, el tiempo y el coste se representan en cada esquina de un triángulo con la calidad en el centro. Por lo general, antes de que se inicie un proyecto de planificación de los recursos institucionales, estas tres limitaciones ya están decididas. Mientras que el tiempo y el coste son fáciles de cuantificar a medida que el proyecto avanza, el alcance puede ser enorme, especialmente cuando se trata de cumplir con los requisitos del negocio.

Es debido a esta ambigüedad de alcance que el inicio del proyecto es importante. Con todos los miembros del equipo (usuarios de negocio, analistas, consultores de ERP, partes interesadas, etc.) presentes, debe definir claramente el objetivo empresarial del proyecto e identificar los elementos que están definitivamente fuera de su alcance.

El objetivo de su proyecto puede ser tan simple como abandonar su sistema heredado debido a la finalización del soporte o tan complejo como revisar su experiencia de comercio electrónico para modernizar su servicio al cliente. Cualquiera que sea su objetivo, asegúrese de que todos los miembros del equipo lo entiendan, ya que esto minimizará la cantidad de requisitos comerciales no críticos que surgen durante la reunión de requisitos de ERP.

Definir procesos empresariales de línea de base

Identificar los procesos de negocio que se verán afectados por el proyecto ERP le ayuda a definir el alcance del proyecto. Además de identificar estos procesos, su equipo debe documentarlos tal como existen en el sistema actual. Esto ayudará a establecer una lista de los requisitos mínimos necesarios para mantener el negocio en funcionamiento.

Al documentar los procesos de negocio, el equipo del proyecto de ERP debe centrarse en las necesidades de negocio y no confundir las limitaciones actuales del sistema con lo que realmente se necesita. No es el momento de definir los futuros procesos estatales, sino de escuchar las necesidades de los empleados.

Mejore sus procesos

Si necesita aumentar la eficiencia, romper silos o lograr otro beneficio comercial importante, entonces la reingeniería de procesos comerciales es su nuevo mejor amigo. Recomendamos realizar una reingeniería de los procesos de negocio antes de considerar la funcionalidad estándar de ERP. ¿Por qué antes? Esto se debe a que las áreas funcionales que aportan ventajas competitivas, como el servicio al cliente o la gestión de la cadena de suministro, no deben ser estandarizadas.

Una vez que haya mejorado los procesos que diferencian a su empresa de la competencia, puede empezar a considerar la funcionalidad del ERP. Esto le ayudará a determinar cómo mejorar los procesos que pueden necesitar ser estandarizados. Estos pueden ser procesos relacionados con las finanzas o los recursos humanos.

Aunque los procesos diferenciados no deben ser estandarizados, esto no quiere decir que los procesos estandarizados no puedan aportar ventajas competitivas. De hecho, los proveedores de ERP gastan innumerables dólares y horas refinando las capacidades del sistema para satisfacer las necesidades más frecuentes de los clientes. Aprovechar un proceso recomendado para su industria puede ayudarle a mantenerse competitivo.

Realizar un análisis de la brecha de ajuste

Ahora que está considerando la funcionalidad del ERP, puede realizar un análisis de la brecha de ajuste. Esto le ayuda a identificar dónde encaja un nuevo sistema con los requisitos de su empresa y dónde no. Básicamente, para cada requisito recopilado, debe determinar si cada sistema ERP de su larga lista puede satisfacer el requisito de forma nativa (ajuste) o si requiere una modificación (hueco).

Los requisitos que se consideran «adecuados» y que pueden configurarse fácilmente no suelen ser complicados cuando se trata de prioridades. Los requisitos de ajuste que implican algún esfuerzo adicional, como una conversión de datos, por ejemplo, también se pueden priorizar, ya que suelen ser fáciles de ganar para el equipo del proyecto.

Sin embargo, los requisitos de carencias deberían figurar en un lugar más bajo en la lista de prioridades. Tener una larga lista de vacíos hace que la priorización sea un reto, por lo que puede que desee revisar la lista de requisitos de erp para determinar si el sistema puede soportar estos requisitos de una manera diferente a la prevista.

Si quedan lagunas, puede justificarlas mediante un análisis de costes. He aquí algunas preguntas para tener en cuenta cuando se justifiquen los vacíos:

  1. ¿Cuál es el impacto comercial si no se cumple este requisito?
  2. Requisitos adicionales de mano de obra?
  3. ¿Dólares perdidos?
  4. ¿Impacto de la satisfacción del cliente?
  5. ¿Problemas de cumplimiento?
  6. ¿Tendrá esto un impacto en el cronograma del proyecto?
  7. ¿Cuántas horas son necesarias?
  8. ¿Dispone el proyecto de los recursos adecuados para completar el trabajo?

Basado en este análisis, se puede asociar un coste con cada requisito de brecha para determinar si puede permanecer como una prioridad menor.

Clasificar los requisitos del negocio

Ahora que todos los requisitos válidos están sobre la mesa y los vacíos han sido justificados, el equipo de proyecto puede clasificar cada requisito en una de tres categorías: debe tener, valor agregado y agradable de tener.
Imprescindible

Cualquier requisito que caiga en este cubo es crítico para la misión. Clasificar un requisito como obligatorio significa que la empresa no puede operar sin él.

La cantidad en dólares determinada durante el análisis de costos de este requerimiento debe ser restada del presupuesto del proyecto, ya que se asume que este requerimiento será cumplido. Continúe restando del presupuesto general a medida que las necesidades caen dentro de esta categoría, ya que ver la disminución de la cantidad en dólares ayudará al equipo a mantener la perspectiva de cuáles son las necesidades que realmente son una prioridad.

Valor añadido

Los requisitos de valor añadido no son críticos para la misión. Sin embargo, los requisitos que caen dentro de esta categoría podrían mejorar mucho el negocio.

Por ejemplo, digamos que la misión de su proyecto es simplemente reemplazar el sistema heredado con un nuevo software ERP. Como tal, no está diseñando nuevos procesos empresariales que no existan ya en el sistema actual. Si el sistema actual no tiene la capacidad de enviar a los clientes un correo electrónico cuando su pedido en línea ha sido enviado, entonces este requisito no está técnicamente dentro del alcance del proyecto y no es un requisito indispensable.

Teniendo en cuenta que las confirmaciones de correo electrónico son bastante estándar en la industria del comercio electrónico, el cumplimiento de este requisito podría añadir mucho valor a su empresa si usted opera dentro de esta industria. Por eso es un ejemplo de una necesidad de valor añadido.

Requisitos necesarios

Los requisitos que se clasifican como «necesarios» a menudo se abordan en una fase posterior del proyecto. Este tipo de requisitos son aquellos que no son de misión crítica ni añaden un gran valor al negocio.

Por ejemplo, un usuario empresarial puede desear la posibilidad de solicitar un informe que identifique la cantidad de entregas retrasadas por proveedor. Aunque estos datos están fácilmente disponibles en el sistema, el usuario desea un informe que proporcione una vista de resumen. Esto se consideraría un buen requisito.

Al clasificar los requisitos, recomendamos mantener el presupuesto, el cronograma y el alcance del proyecto en lo más alto de la mente. Además, es importante garantizar la colaboración entre todos los departamentos y partes interesadas, para que tenga una perspectiva completa sobre lo que el negocio debe priorizar.

¿Qué sistema ERP se adapta mejor a su empresa?

La única manera de responder a esta pregunta es priorizar los requisitos de su negocio. Esto requiere una alineación organizativa en torno a los objetivos del proyecto, un alcance claramente definido y, en la mayoría de los casos, la mejora de los procesos.

Los consultores de ERP de Panorama son expertos en reingeniería de procesos de negocio y selección de software. Podemos ayudar a su empresa a encontrar una solución de software ERP que cumpla con sus requisitos de mayor prioridad, así como con varios requisitos de valor agregado y agradables de tener.

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