ERP

ERP, Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, Definición, Qué Significa

ERP es un acrónimo de Enterprise Resource Planning System en español Planificación de Recursos Empresariales, pero ni siquiera su nombre completo arroja mucha luz sobre lo que es este tipo de sofware o lo que hace, incluso parece complicar un poco más su definición. Para ello, es necesario dar un paso atrás y pensar en todos los procesos que son esenciales para el funcionamiento de un negocio o empresa, incluyendo la gestión de inventarios y pedidos, contabilidad, recursos humanos (RRHH), gestión de relaciones con los clientes, CRM, y más allá. En su nivel más básico, los software ERP integran estas diversas funciones en un sistema completo que busca agilizar los procesos y la información en toda la organización empresarial.

Desde empresas pequeñas hasta gigantes como Amazon, Inditex, Google, Nestle o Bimbo entre otras, usan un sistema ERP para su funcionamiento.

En resumidas cuentas y de forma rápida, la planificación de recursos empresariales, o ERP, es un proceso, o sistema integrado, mediante el cual una empresa, a menudo un fabricante, gestiona e integra las partes importantes de su negocio. Un sistema de información de gestión ERP integra áreas como planificación, compras, inventario, ventas, marketing, finanzas y recursos humanos.

La característica central de todos los sistemas de gestión empresarial del mercado es una base de datos compartida que soporta múltiples funciones utilizadas por diferentes unidades de negocio. En la práctica, esto significa que los empleados de diferentes sectores de una misma empresa, por ejemplo, contabilidad y ventas, pueden confiar en la misma información para sus necesidades específicas.

Cuando se busca ERP en Internet, la cantidad de información que nos aparece puede ser abrumadora, por no hablar también de un poco confusa. Cada sitio web parece tener su propia definición de ERP, y una implementación de ERP puede variar ampliamente de una a otra. Estas diferencias, sin embargo, subrayan la flexibilidad que puede hacer del ERP una herramienta empresarial tan poderosa.

Cuando uno se detiene a considerar los beneficios de un ERP, es fácil ver por qué se ha vuelto tan popular y por qué su uso continuará creciendo tan rápidamente.

Para obtener una comprensión más profunda de cómo las soluciones ERP pueden transformar su negocio, es importante tener una buena idea de lo que es realmente un ERP y cómo funciona. He aquí una breve introducción al ERP y por qué parece que todo el mundo habla de él.

Un buen ERP sincroniza la presentación de informes y la automatización del trabajo.

Un software ERP también ofrece a las empresas y basa su trabajo en informes sincronizados y automatización. En lugar de obligar a los empleados a mantener bases de datos y hojas de cálculo separadas que deben fusionarse manualmente para generar informes, algunas soluciones ERP permiten al personal extraer informes de un sistema. Por ejemplo, con los pedidos de venta que fluyen automáticamente al sistema financiero sin necesidad de volver a teclearlos manualmente, el departamento de gestión de pedidos puede procesar los pedidos de forma más rápida y precisa, y el departamento financiero puede cerrar los libros de contabilidad más rápidamente. Otras características comunes de los sistemas ERP son un portal o web interna que permite a los trabajadores de la empresa entender rápidamente el rendimiento del negocio en métricas clave.

Historia de los ERP, ¿Quien invento el termino ERP?¿Cómo surgio?

El término ERP como tal, fue acuñado en 1990 por Gartner, pero sus orígenes se remontan a la década de 1960. En aquel entonces, el concepto se aplicaba a la gestión y control de inventarios en el sector manufacturero. Los ingenieros de software crearon programas para monitorizar el inventario, reconciliar saldos e informar sobre el estado. En los años 70, esto se había convertido en sistemas de planificación de necesidades de material (MRP) para programar procesos de fabricación.

En la década de 1980, MRP creció hasta abarcar más procesos de fabricación, lo que llevó a muchos a llamarlo MRP-II o Planificación de Recursos de Fabricación. En 1990, estos sistemas se habían expandido más allá del control de inventarios y otros procesos operativos a otras funciones de back-office como contabilidad y recursos humanos, sentando las bases para el ERP tal como lo conocemos.

Actualmente, estos sistemas se han expandido para abarcar la inteligencia de negocios, mientras que también maneja funciones de “front-office” tales como la automatización de la fuerza de ventas, la automatización del marketing y el comercio electrónico. Con estos avances en los productos y las historias de éxito de estos sistemas, las empresas de una amplia gama de industrias y sectores, desde la distribución al por mayor hasta el comercio electrónico, utilizan soluciones distintos software ERP.

Además, a pesar de que la “e” del termino ERP significa “empresa”, las empresas de alto crecimiento y medianas empresas están adoptando rápidamente los sistemas ERP. Las soluciones Software-as-a-Service (SaaS) -también conocidas como “cloud computing”-han contribuido a impulsar este crecimiento. Las soluciones basadas en la nube no sólo hacen que el software ERP sea más asequible, sino que también hacen que estos sistemas sean más fáciles de implementar y gestionar. Tal vez aún más importante, el ERP en la nube permite la generación de informes , lo que los hace incluso valiosos para los ejecutivos y el personal que buscan una visibilidad inmediata y rápida del negocio. Como resultado, empresas de todos los tamaños y una amplia gama de industrias están en transición a los sistemas ERP en nube.

Hoy en día también la gama de fabricantes de ERP sigue creciendo año tras año. El advenimiento de la nube y la dinámica de implantación adoptada por las microempresas de entre 1 y 10 empleados, ha supuesto la aparición de multitud de soluciones diseñadas para sectores específicos.

Mitos de los sistemas ERP

Antes de conocer las ventajas y desventajas clave de usar un sistema ERP, nos gustaría disipar algunos mitos sobre estos sistemas. La selección e implementación de una nueva solución ERP para una empresa puede confundir incluso al profesional de TI más experimentado. Es esta confusión la que lleva a muchos de los mitos y falacias que rodean la selección de software ERP. Aquí apuntamos 5 de esos mitos.

1. El costo del ERP es el factor más importante

Si usted está implementado en su empresa un sistema ERP, es para mejorar las operaciones de su negocio en los próximos años. Podría ser más rentable comprar un sistema completo con un precio más alto que “ahorrar” dinero en software menos costoso que no se ajuste a las necesidades de su empresa. Compare lo que cada solución ERP puede ofrecer con los objetivos que ha establecido para su empresa. Su retorno de la inversión (ROI) dependerá del valor total derivado de su ERP a lo largo del tiempo. El mejor sistema ERP es aquel que cumple con sus requisitos anticipados ahora y en el futuro, y puede que no sea el más barato.

2. ERP es una solución de gestión informática

Es muy probable que su equipo de gestión informática dedique la mayor parte del tiempo a realizar el desarrollo del ERP y su implementación, pero toda su empresa se beneficiará de ello. Es imperativo que su equipo de selección de ERP incluya a las partes interesadas de sus operaciones comerciales clave, así como a su departamento de gestión informática. Los responsables de las funciones más importantes de su empresa deben desempeñar un papel importante en el proceso de selección. La selección de una solución ERP puede parecer que no requiere mucha participación de su equipo ejecutivo, pero dado que ellos tienen la mayor visión de las operaciones individuales, es crucial que sean parte de la decisión.

3. Cuanta más funcionalidad ERP, mejor

Para entender por qué implementar la mayoría de las características de un ERP puede no ser la mejor estrategia de selección, es necesario concéntrarse en la solución que satisface las necesidades reales de cada uno de sus negocios. Elegir un software que puede hacer muchas cosas que no se necesiten nunca es la solución correcta.

4. Haga que expertos externos en ERP elijan su sistema

El uso de un consultor externo puede ser una gran idea para ayudar a seleccionar e implementar el software adecuado. Sin embargo, su departamento de gestión informática debe desempeñar un papel de liderazgo en el proceso, ya que su experiencia y conocimiento de sus operaciones pueden tener un gran impacto en el éxito de la implementación del ERP. Un consultor puede tener una mejor comprensión del software e incluso de su sector, pero su propio equipo de gestión informática desempeña un papel fundamental al aplicar su conocimiento de su empresa para garantizar el éxito de un proyecto de selección de ERP.

Ventajas y porque implementar un ERP:

  1.  Visibilidad completa de todos los procesos importantes, a través de varios departamentos de una organización empresarial (especialmente para el personal directivo superior).
  2.  Flujo de trabajo automático y coherente de un departamento a otro, para asegurar una transición sin problemas y una finalización más rápida de los procesos. Esto también asegura que todas las actividades interdepartamentales sean rastreadas adecuadamente y que ninguna de ellas sea omitida.
  3.  Un sistema de informes unificado y único para analizar las estadísticas, estado, etc., en tiempo real, en todas las funciones o departamentos.
  4.  Dado que ahora se utiliza el mismo software ERP en todos los departamentos, ya no es necesario que cada departamento tenga que comprar y mantener sus propios sistemas de software.
  5. Ciertos proveedores de ERP pueden ampliar sus sistemas ERP para proporcionar funcionalidades de Business Intelligence, que pueden dar una visión general de los procesos de negocio e identificar áreas potenciales de problemas y mejoras.
  6. La integración avanzada de comercio electrónico es posible con los sistemas ERP ya que la mayoría de ellos pueden manejar el seguimiento y procesamiento de pedidos a través de la web.
  7. Existen varios módulos en un sistema ERP como Finanzas/Cuentas, Gestión de Recursos Humanos, Manufactura, Marketing/Ventas, Cadena de Suministro/Gestión de Almacén, CRM, Gestión de Proyectos, etc.
  8. Dado que el ERP es un sistema de software modular, es posible implementar ya sea unos pocos módulos o muchos módulos basados en los requisitos de una empresa. Si se implementan más módulos, la integración entre varios departamentos puede ser mejor.
  9. Dado que se implementa un sistema de base de datos en el backend para almacenar toda la información requerida por el sistema ERP, permite el almacenamiento y respaldo centralizado de todos los datos de la empresa.
  10. Los sistemas ERP son más seguros ya que se les pueden aplicar políticas de seguridad centralizadas. Todas las transacciones que ocurren a través de los sistemas ERP pueden ser rastreadas.
  11. Los sistemas ERP proporcionan una mejor visibilidad en toda la empresa y, por lo tanto, permiten una colaboración mejor y más rápida entre todos los departamentos.
  12. Es posible integrar otros sistemas, como el lector de código de barras, por ejemplo, al sistema ERP a través de una API (Application Programing Interface).
  13. Los sistemas ERP facilitan el seguimiento de pedidos, inventarios, ingresos, previsiones de ventas y actividades relacionadas.
  14. Los sistemas ERP son especialmente útiles para gestionar mejor las empresas globalmente dispersas.

Desventajas de los sistemas ERP:

  1. El coste del software ERP, planificación, personalización, configuración, pruebas, implementación y el resto de servicios, es alto.
  2. Las implementaciones de ERP consumen mucho tiempo, los proyectos pueden tardar de 1 a 3 años, o más, en completarse y ser completamente funcionales.
  3. Muy poca personalización puede no integrar perfectamente el sistema ERP con el proceso de negocio y demasiada personalización puede ralentizar el proyecto y dificultar la actualización.
  4. Es posible que el ahorro de costes y el retorno de la inversión no se realicen inmediatamente después de la implementación del ERP y puede ser bastante difícil medirlo.
  5. La participación de los usuarios es muy importante para la ejecución satisfactoria de los proyectos de planificación de los recursos empresariales, por lo que puede ser fundamental una capacitación exhaustiva de los usuarios y una interfaz de usuario sencilla. Pero los sistemas ERP son generalmente difíciles de aprender y utilizar en un principio.
  6. Puede haber costos indirectos adicionales debidos a la implementación de ERP, como la nueva infraestructura de gestión informática, la actualización de los enlaces WAN, etc.
  7. La migración de los datos existentes a los nuevos sistemas ERP es difícil, o a veces, imposible de lograr. La integración de sistemas ERP con otros sistemas de software independientes es igualmente difícil,si es posible. Estas actividades pueden consumir mucho tiempo, dinero y recursos, si se intentan.
  8. Las implementaciones de ERP son difíciles de lograr en organizaciones descentralizadas con procesos y sistemas empresariales dispares.
  9. Una vez que un sistema ERP es implementado, se convierte en un único proveedor que se bloquea para futuras actualizaciones, personalizaciones, etc. Las compañías están a la discreción de un solo proveedor y es posible que no puedan negociar efectivamente por sus servicios.
  10. La evaluación previa a la aplicación del sistema de planificación de los recursos institucionales es fundamental. Si este paso no se realiza correctamente y no se dispone de recursos técnicos o empresariales experimentados durante la evaluación, las implementaciones de ERP pueden covertirse en un fracaso.

Tipos de ERP, Cuales existen en el mercado

La fluidez de la dinámica de la planificación de los recursos institucionales y la diversidad de factores que la afectan dificultan la clasificación de ERPs. Se puede agrupar por niveles funcionales, tamaño del negocio y despliegue. Para simplificar los tipos, los ERP se pueden agrupar de la siguiente manera:

ERP generalista.

Muchas soluciones ERP heredadas y en nube son generalistas. Se adaptan a los procesos de las distintas industrias. Estas soluciones tienen una fuerte personalización e integración para adaptarse a los diversos requisitos de la industria. Tampoco es una sorpresa dado que sus grandes vendedores de ERP generalistas de mercado son también uno de los más grandes. Ejemplos de este tipo son todos los ERP de Oracle como Netsuite, y otros como , SAPInfor.

ERP vertical.

Estos son ERPs específicos de la industria. A menudo, los proveedores de ERP verticales son nuevas empresas o empresas más pequeñas que intentan centrarse en un nicho, como la construcción, la distribución en supermercados o la moda al por menor.

Ejemplos de este tipo son Microsoft Dynamics AX, Brightpearl, Epicor Retail

ERP para pequeñas empresas.

Se trata de soluciones de ERP en nube o en las instalaciones del cliente. A menudo, el ERP está modularizado con características reducidas. En lugar de ofrecer un sistema totalmente integrado, el ERP para pequeñas empresas sirve a uno o dos procesos empresariales y deja fuera a los demás. Por ejemplo, sólo incluye funciones de HRM y contabilidad, con opciones adicionales para CRM, inventario o gestión de la cadena de suministro. Por ello, a los ERP para pequeñas empresas también se les conoce como ERP ligero. Ejemplos de este tipo son PeopleSoft.

ERP de código abierto.

Las soluciones ERP de código abierto siguen siendo una pequeña fracción del mercado total de ERP. Pero soluciones como Odoo ERP proporcionan a las empresas con equipos de tecnología residentes la flexibilidad para desarrollar e integrar sus propias aplicaciones en el ERP. Para los desarrolladores, el código abierto aumenta la usabilidad y la adopción por parte de los usuarios, ya que el ERP puede producir procesos altamente personalizados. Ejemplos de este tipo son Odoo

Cloud ERP o ERP en la nubeestá creciendo rápidamente. Muchos proveedores ofrecen una versión en nube de su producto. Las mejores nuevas hacen hincapié en el aumento de la seguridad, la separación adicional de funciones, las normas más recientes y el apoyo a la legislación reciente.

Los sistemas ERP pueden ser propietarios o libres y de código abierto. La mayoría de los ERPs de código abierto están diseñados para pequeñas organizaciones o para la educación superior. Muchos ofrecen poca funcionalidad más allá de las finanzas.

Lo que debe saber sobre el software ERP

Una de las herramientas para ayudar a las empresas de fabricación con la gestión de procesos de negocio y la creación de una operación lean es un software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) creíble, ya que puede ayudarle a alcanzar los objetivos de negocio a través de procesos eficientes.

Sin embargo, según la firma de analistas Gartner, una alta proporción de los proyectos de ERP no logran ganar terreno. La causa principal podría ser que los responsables de la toma de decisiones a veces se esfuerzan por encontrar una solución que ofrezca las funciones de ERP más apropiadas para sus necesidades o que la reunión inicial de las necesidades de ERP de diferentes departamentos no refleje el panorama completo.

Aquí están las características de los ERP que usted debe saber sobre el software ERP en 2018:

1. Lo mismo no sirve para todos

El software ERP es tan diverso como los diferentes sectores a los que sirve. Contrariamente a lo que se cree, no es una solución de negocio única y no es una solución de negocio completamente “lista para usar” para fabricantes, empresas de logística o compañías farmacéuticas; porque cada negocio es diferente, con procesos y necesidades diferentes. El sistema elegido debe tener la funcionalidad que pueda satisfacer las necesidades de su sector y la operación del negocio debe ser eficaz.

Si el sistema parece ser genérico sin espacio para la flexibilidad, proceda con cautela. El software ERP debe ofrecerle datos de negocio en tiempo real, vinculados a las necesidades y ambiciones de su empresa. Los datos que genera deberían ayudar con las decisiones empresariales y ser una mejora de las capacidades de su(s) sistema(s) empresarial(s) anterior(es).

2. El ERP siempre se actualiza

ERP es una solución inteligente de productividad – el software y el soporte que viene con él debe tener la capacidad de crecer y adaptarse al mismo ritmo que usted lo hace.

Debe ser flexible, versátil y formar parte de su programa de mejora continua. La flexibilidad es lo que la convierte en una fuerza tan poderosa para apuntalar los procesos de negocio y aumentar la rentabilidad. Necesita buscar un ERP que sea escalable, con una arquitectura integrada fácil de usar que le ayude a gestionar y controlar sus recursos y procesos a la perfección, desde las compras hasta la gestión de la producción.

3. Soporte continuo

El proveedor o proveedor de ERP adecuado debe estar a su lado, trabajando con usted no sólo en la implementación, sino también proporcionándole soporte y asesoramiento continuo sobre cómo optimizar los procesos de negocio al utlizar el sistema. Mantener el personal existente y el nuevo es un proceso continuo y su proveedor de ERP debe ofrecer consultoría cuando sea necesario para utilizar diferentes partes del sistema, abordar diferentes retos de negocio o proporcionar formación adicional.

4. Un ERP se basa en la realidad de su fuerza de trabajo

La formación y el apoyo continuos son cruciales, pero también lo es tener un software ERP que se adapte a los requisitos de la empresa y a las expectativas de los trabajadores. Tan maravilloso como la tecnología moderna puede ser el hardware, el software y los grandes datos sólo son valiosos para los fabricantes si hay aceptación de la gente que utiliza el sistema y son parte de la integración.

Una nueva implementación de ERP también tiene que ver con la gestión del cambio. Los usuarios finales deben sentirse cómodos con las funcionalidades y entender por qué el software ERP elegido será beneficioso para su función y para la empresa.

5. Buena comunicación con su proveedor de ERP

Una buena comunicación entre la empresa y el vendedor o proveedor es una de las claves del éxito. Desde el principio, las empresas necesitan desarrollar una lista clara de requisitos antes de decidir a qué proveedor de ERP acudir, por ejemplo, ¿hay una necesidad urgente de contar con sólidas capacidades de planificación? ¿Mejor control de stock y análisis de datos más intuitivo? ¿O mejorar el proceso de producción?

Después de decidir sobre las prioridades y lo que se espera del sistema, comuníquelo claramente a lo largo del proceso de selección y la implementación. Mantener abiertos los canales de comunicación y revisar regularmente los procesos y sistemas de negocio puede ser parte del ciclo de mejora continua.